ПОЛУЧИТЕ БЕСПЛАТНОЕ РУКОВОДСТВО "КУЛЬТУРА И..."

Электронная почта (а сейчас ее активно замещают мессенджеры) прочно вошла в нашу жизнь. И вместе с удобствами «отъела» добрый бюджет вашего активного дня (который составляет в среднем 16 часов).

Несколько цифр из статистики:  

• 34% россиян тратят на разбор почты от 30 до 60 минут в день
• 33% до 30 минут в день
• 19% умудряются проедать свыше 120 минут в день
• И около 14% от 60 до 120 минут

Но это (хочу заметить) только непосредственная работа с почтой. А сколько «счастья» и отвлечений дают вам постоянные напоминания на рабочем столе о новом письме. С характерным звуком, визгом и мигающим значком. Я в своем предпоследнем телефоне копался минут 15, чтобы найти функцию отключения оповещения. Сегодняшняя статья о том, как превратить электронную почту из поглотителя в удобного и надежного помощника.

Сразу хочу добавить, что в мессенджерах мы «теряем» не меньше и все описанное ниже применимо к ним с небольшими правками.

Поэтому первая большая подсказку:

Электронная почта (и мессенджер в бизнесе) – инструмент обязательных и не срочных коммуникаций

Расшифрую по порядку:

• На любое письмо (сообщение для мессенджера) должен быть получен ответ. В установленный лимит времени. Это по части обязательности. В нашей компании (как пример) ответ на письмо должен быть получен в течении 24 часов. Минимальный ответ – «ОК». Со всем согласен, ознакомился, принял к сведению. Удобно и помогает для обратной связи.
• Не стоит требовать от людей «караулить» возле почтового ящика. И как только поступило письмо от вас, сразу строчить ответ. Электронная почта – инструмент не срочных коммуникаций. Надо срочно – набирайте телефон. И посмотрите лестницу нежелательности коммуникаций.

В большинстве компаний все наоборот. Почта у них является инструментом не обязательных и срочных коммуникаций. Это когда можно ответить, а можно и не ответить. Письмо затерялось, бывает… Но при этом допускается предъявить претензию: «Я тебе выслал 8 минут назад письмо, почему ты не ответил?». Мне кажется, у вас не так. Но на всякий случай проверьте. А я предлагаю разобрать

Тайм-менеджерский e-mail этикет:

• Отключить любые оповещения.Это самый первый шаг к разрыву цепей электронного рабства. Выключить любые напоминания о новых письмах, сообщениях, аськах, скайпах и прочем коммуникационном мусоропроводе. Без границ никуда не уедешь. На визг и трепетные возгласы «А вдруг я пропущу что-то важное?», отвечаю – Ваше счастье в ваших руках.
• Жесткое окно до 1-2 раза в день по 30-50 минут каждое.Это убережет вас от вышеупомянутого «пропустить что-то важное». Определите себе время-блок в расписании, когда вы занимаетесь разбором электронной почты. От и до. И если не успели уложиться в него, откладывайте на следующий день или второй подход.
• Одна тема, один тезис, одно письмо.Перестаньте в одно письмо «набивать» энциклопедии информации. Четко, ясно и по делу. Без растекания мысли по древу. Думайте не только о себе, но и о людях «на том конце электронной коммуникации». Начинайте любое письмо (и приучите ваших сотрудников) с тезиса в начале. По какому вопросу (задаче, проекту) и что предлагаю сделать?
• Сохраняйте историю переписки в теле письма. Здесь без комментариев. Правило выше поможет вам не запутаться.
• Четыре типа писем: мусор, информация, задача менее 2 минут, задача более 2 мин. В рамках работы с электронной почты делайте «оценку-сортировку» каждого письма. Мусор – выбросить сразу. Информационные письма, не требующие действий, сбрасываете в папку «информация» и читаете, когда возникнет удобный момент. Альтернатива для тех, кто владеет скорочтением – сразу «по диагонали». Если письмо требует ваших действий до 2 минут (ответить, сделать и т.п.), делаете их сразу. Более 2-х минут – превращаете письмо в задачу (себе), информируете адреса по срокам реакции.
• «Информация» в удобный момент.Не стоит бросаться в гущу маркетинговых предложений, новый способ стать «умнее, больше, лучше». Фильтруйте и пакетируйте информацию. Как говорил мой хороший знакомый: «Не занимайтесь ерундой, не читайте, что попало!». Я, когда еду в такси, использую время для анализа этого ящика.
• Правило «пустого» ящика.Я как-то раз увидел почтовый ящик одного клиента. 1 237 непрочитанных письма «во входящих». Под страхом смертной казни не захочешь сесть за разбор такого ящика. Поэтому правило: после вашего время-блока работы с почтой, должна оставаться пустая папка «входящие». Не успели по времени, на следующий день. Можно сделать капитальную чистку по пятницам, если накопилось.
• Освойте слепую печать. Это навык, которому надо обучать себя и всех сотрудников. Здесь без комментариев. Когда видишь, как ищет каждую клавишу девушка, работающая на компьютере одним пальцем, удивляешься, как много лишних денег у работодателей…
• Контекстные архивы. Создайте себе информационные архивы под свою специфику. Прочитали, ответили – в архив. Например, «клиенты», «проекты», «полезное», «личное». Я рекомендую без сложных вложенных структур и уложиться в 6-9 контекстных папок.
• Стандартные префиксы и тема. У меня в компании есть правило «На письмо без темы можно не отвечать». Приучите себя и своих сотрудников всегда писать тему. И еще два слова о префиксах (сокращения из 2-5 букв). Мы, к примеру, в одной из компаний любое письмо про клиента начинали с магического префикса «К». Тогда тема письма может выглядеть примерно так. К: Лотос: Уточнение информации по договору. Получателю по названию понятно, «куда и к чему это».

Если вы привьете всю эту культуру в вашем окружении, тогда любое письмо от вашего сотрудника будет требовать всего

4 варианта ответа для вас (как руководителя):

• «Да»: согласовано, принято, понятно (для информационных писем). Здесь альтернатива, которая лучше прижилась у меня, — «ОК».
• «Нет»: не устраивает, поправить, доработать. Или «не ОК».
• «Вариант № …»: выбор из предложенных вариантов решений. А их (решений) должно быть в письме ваших сотрудников минимум 3
• «ХЗ»: хрен знает, это говорит о том, что в письме все слишком туманно и надо переписать (скорректировать). Для политкорректности можете писать «доработать …», «уточнить …». Это означает, дать новые варианты, предложить другие решения, уточнить.

Приучайте себя и своих сотрудников общаться коротко, тезисно и по делу!

Практический блок «Стоит внедрить»:

Рассмотрите стандарт работы с электронной почтой выше. Допишите пункты, которые актуальны для вашей компании. Обсудите с ключевыми сотрудниками и узаконьте первую версию. Пусть «коммуникационный мусоропровод» превратится в «конвейер по обработке e-mail».

Книгу, которую стоит прочитать:

По ответу на вопрос: «Что для вас важнее, деньги или время?» Можно понять кто напротив: собственник, руководитель или рядовой сотрудник. Большинство книг по тайм-менеджменту написано для рядовых сотрудников или максимум линейных руководителей. Книга Дена Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент» исключение. Это для тех, кто ставит время на первое место и понимает, что это самый главный капитал. Книга для собственников бизнеса и ТОП-менеджеров.

В большинстве книг вас (собственников) обманывают и лукавят. Open space, всегда доступны и на связи, делайте «важное и срочное»… Хотите жить на работе, так и поступайте. А на ближайшем тренинге «Порядок в делах руководителя» мы разберем, как на самом деле должно строиться расписание и расставляться приоритеты людей, которые руководят другими.