«Лестница желательности коммуникаций». Как сэкономить 10 часов в неделю.
9 февраля 2021
Ограничьте «open space» себе и вашим коллегам
Есть такая концепция – открытого офиса (open space). Если посмотреть на современный мир коммуникаций и (вас) руководителя в нем, получится безграничный open space (открытое пространство). Что в этом опасного? Да вам просто некогда работать, в любой момент может поступить (и так происходит у большинства) звонок, SMS, новый e-mail, сообщение через мессенджеры и т.п. С характерным писком (звуком), всплывающей иконкой «на пол телефона или компьютера» и вашим подрагиванием, за которым поднимается уровень кортизола в крови (гормон стресса). Давайте посмотрим, каким способом можно было застать вас (руководителя), скажем…
В 1997 году
- Позвонить вам на городской телефон (других еще не было), если последний у вас был;
- Прийти к вам в офис (кабинет). А это требует времени, поэтому с пустяками особо не подходили;
- Написать вам традиционное (бумажное) письмо и отправить его по физической почте или с посыльным. А ответ ожидать несколько недель…
Что нужно было сделать руководителю или сотруднику (занятому важной задачей) в 1997 году, чтобы ограничить доступ к себе? Например, на время решения важных задач. Выдернуть шнур телефона из розетки или «переключить» входящие на сурового секретаря. Плюс ограничить доступ к двери, повесив табличку «Не беспокоить. Занят важными делами» (многим и сегодня рекомендую). Все, никаких высоких материй. Простая регулировка «доступа к телу». И как следствие — быстрый переход в режим «я занят, не беспокоить». Давайте посмотрим…
Доступные способы «потревожить» вас в 2021 году:
- Прийти к вам в офис (в кабинет). И если у вас действительно open space со стеклянными стенами, никуда не денетесь, постучатся через стеклянную стену и мило улыбнутся в ответ;
- Узнать ваше расположение с помощью сервисов геолокации (определения местоположения) или заглянув в ваш открытый электронный календарь. Чтобы потом «застать» вас перед входом на обед или еще куда-то… Например, в туалет)
- Позвонить через всегда открытый (с характерным отвлекающим звуком) Skype, Telegram, WhatsApp или другие используемые вами мессенджеры. Он же (мессенджер) сейчас у вас открыт, не правда ли? И вы последний раз его смотрели минут 15 назад (или ранее), так ведь?
- Набрать сотовый или даже поставить автодозвон (через него же), если вы сразу не ответите. Скоро будет можно «свести» своего личного чат-бота (робота-ассистента) с вашим чат-ботом и договориться о встрече (вас же самих). Это уже не далекое, для многих ужасное будущее;
- На крайний случай отправить вам SMS (MMS). Или все сразу, чтобы уж железно не промахнуться, и где-то вас найти (застать, отвлечь);
- Быстро набросать электронное письмо. А для устрашения поставить в копию вашего начальника, бизнес-партнера или любовницу (чтобы уж наверняка) …
Как вам?
Страшная история из жизни руководителя
Работаем с проектом в 2014-м году «Разработка и внедрение системы командного тайм-менеджмента» для большой компании с серьезным именем. Консультирую одного из собственников (отдельно, тет-а-тет). Несколько помощников (у него), директоров на каждый из бизнес-проектов с хорошей зарплатой, уровень доходов — семизначные цифры, офис по последнему слову техники. А теперь о грустном… Нам на первых встречах не удавалась поговорить более 5-10 минут без перерыва на звонки по сотовому. Когда мы ввели правило «телефон на беззвучный режим» во время работы, стало набираться от 20 до 37 пропущенных вызовов за 1,5 часа. В таком режиме можно нормально работать?
Более свежий кейс из 2020-го. Крупная компания, сильный и умный собственник, пишет в одном из мессенджеров (у него их несколько) возмущенно: «Что-то Телеграмм совсем не удобный стал… Пропускает сообщения (что-то в этом роде) в десктопной версии. Пора валить (переходить) в … ВатсАп!». А может дело не в мессенджере (не в технике)? Там ведь (если посмотреть внимательно) у нашего героя под 35+ групп. Посмотреть историю по каждой группе 1 раз в день на 3 минуты (это без вчитаться, только «по диагонали»), получается 105 минут! Это почти 2 часа, чтобы «только посмотреть». А надо ведь еще дело делать!
Я уж не берусь рассказывать и пугать, как работает наш с вами мозг, как не эффективен режим «дерганий и переключений», как он создает хронический стресс для нас же с вами. См. кино на Netflix «Социальная дилемма», очень отрезвляюще в этой части. А у нас остается вопрос. Что с этим коммуникационным безобразием сегодня делать?
Уйти в монастырь, отключиться и обнулиться ) Вряд ли, это будет другой крайностью… У вас есть варианты ответа на вопрос:
Как вам и вашим сотрудникам, в этом мире доступных и легких коммуникаций, иметь возможность «уединиться» для решения важных задач и при этом не ломать здоровую коллаборацию?
Не покидая офис и не «отключая» гаджеты. Мне кажется, стоит договориться вместе с коллегами (предупреждаю, это о-о-очень не просто) и начать использовать
«Лестницу желательности коммуникаций»
Далее моя свободная авторская интерпретация, начнем сверху вниз. От менее предпочтительного (дорогого) к более предпочтительному (дешевому) варианту связи. От более инвазивных (отвлекающих) каналов к менее инвазивным:
- Живое совещание (групповая встреча).Это всегда будет наименее предпочтительная коммуникация. Время съедается с мультипликатором, равным количеству участников. 20 минут совещания с 6 руководителями. Это «языком затрат» 2 часа потраченного времени руководителей. А если они получают скажем несколько сотен тысяч рублей в месяц. С учетом ФОТ, НДФЛ, ЕСН (налоги такие) «хорошая сумма» получается. Задача стоила того? Считайте «стоимость решения вопроса»! Табличку прибить или приклеить, наверное, не здесь решать)
- Отдельная личная встреча.Тет-а-тет. Если можем поговорить лично, совещание не собираем. Убираем мультипликатор, но все равно очень дорогой инструмент для коммуникаций.
- Онлайн-встреча (видеоконференция по Skype, Zoomи т.п.). Если можем обойтись видеоконференцией, личных (живых) встреч не назначаем. Экономим время на дорогу и логистику.
- Звонок на мобильный.Сначала пробуем решить вопрос по телефону, потом устремляемся к кабинету. Тут отдельно стоит упомянуть, что звонок должен быть подготовленный (тема отдельного письма), как и вопросы в нем. Если не получается, поднимаемся «вверх». Онлайн-встреча следующий способ в списке. А если вопрос терпит от 2-х часов и более, более 99% вопросов (если поисследовать), которые «летят» по телефону или выносятся на живую встречу, терпят… Решаем его не инвазивными способами ниже (от 5 до 7).
- SMS-сообщение или аналог в мессенджерах (оставьте ОДИН мессенджер на компанию, выберите корпоративную версию — не пожалеете). Порой достаточно короткого сообщения с вариантами решения. Это не так сильно дергает коллегу по цеху, как, например, звонок. А вот ВСЕ виды звуковых и графических напоминаний стоит сегодня же отключить. Отключили? Оставив привычку смотреть и отвечать на ВСЕ, что вас касается, от 1 до 2 раз в день (пакетно). С последней (привычкой) все намного сложнее…
- Электронное письмо.Наименее отвлекающий (не инвазивный) способ коммуникаций, одновременно требующий дополнительных правил использования. Например, в течение какого срока надо обязательно ответить на входящее письмо? Забегает в поте лица сотрудник, с порога кричит: «Я тебе написал 3 минуты назад, ты почему не отвечаешь (я здесь)?!». Нет, так не работает, еще дедлайн (ответа) не наступил. В одной компании — это будет 4 часа, в другой 24 часа, в третьей подойдет вполне и 2 рабочих дня. При этом стоит понимать и договариваться, что лучше для почты (согласование договора), а где подойдет мессенджер (простой вопрос, с вводной на 2-3 предложения). Тут плохая новость (на этом моменте), первый кто будет разрушителем этих хороших правил… Да, вы угадали, сам собственник или ТОП-менеджер. Нам даже пришлось выработать противоядие для этого, даем только в рамках совместного проекта)
- Подумать: «А надо ли кого-то отрывать от дела? Может, я сам смогу решить этот вопрос?». И это наилучшая и самая оптимальная «коммуникация» в 50% случаев. Самостоятельная и ответственная! Ведь порой нас дергают по пустякам, да и мы тоже… Либо по вопросам, которые с большой вероятностью могут решить сами (без участия других).
Внедрением этого стандарта (правила) и предлагаю вам заняться на этой неделе. Сэкономите десятки драгоценных часов в неделю. И себе, и коллегам. Подсказка, договоритесь о допустимой скорости ответа в каждом из каналов, уберите дубликаты (3 мессенджера, 2 почты), наберитесь терпения и учтите основные «подводные камни» в процессе внедрения.
А если будут трудности:
- с «особенностью российского менталитета»;
- со «спецификой вашей самой особенной в России компании»;
- с преодолением «культурного барьера» или «подводных камней» (написали, но никто не делает, например);
- продажей самой идеи «ТМ-правил коммуникаций» вашим замечательным сотрудникам (в массы) — зовите на помощь.
А для разогрева записывайтесь вместе с коллегами на ближайший бесплатный вебинар «Нет времени: как системно с этим можно работать самому и помогать коллегам», который пройдет 25 февраля в 11.00.
А пока редактируйте под себя, печатайте на листе А4 и внедряйте как правило-стандарт «Лестницу желательности коммуникаций»!
Фильм, который стоит посмотреть:
Рекомендую в тему письма на выходных или вечером пересмотреть старый, добрый фильм «Время». Действие происходит в недалёком будущем. Миром правят не деньги, а время (шикарная метафора). Каждый человек имеет с самого рождения в своём запасе 25 лет спокойной жизни. А дальше, чтоб выживать, люди должны работать и получать время на жизнь, которое полностью заменило денежные отношения. Но если без денег ещё можно как-то прожить, то без времени человек обречён на мгновенную смерть.
Теперь богатые люди имеют в своём распоряжении века спокойной жизни, а бедные обречены на жизнь одним днём… И я бы сказал, что никакой фантастики. Так и есть на самом деле, если разобраться. Кто-то прожигает свое время, а кто-то его инвестирует с умом. Разница только в вашем mindset (образе мышления) и, как следствие, привычках (дергаться постоянно на оповещения о новых сообщениях, например).