ПОЛУЧИТЕ БЕСПЛАТНОЕ РУКОВОДСТВО "КУЛЬТУРА И..."

Есть миф, что процессный менеджмент – это скучно, долго, нудно и не приживается…

Это действительно так, если подойти «не с той стороны» (через Ж..). И я сам когда-то в этом убедился. Дело было в 2007 году. В компании тогда было около 67 человек, и «ручное управление» давало сбои. Я понял, что меня достал беспорядок, и сел… За описание бизнес-процессов. Честно, кропотливо и «правильно» я делал это почти 2 месяца. Родилось 3 толстых папки, в каждой по 150-200 листов А4. Но, когда я посмотрел на них (созданные стандарты), мне захотелось выругаться матом. Нужно было около 30% переписывать, и «на сегодня» еще не работало ничего. Я ведь ждал, когда все опишу. И потом вдруг, по щучьему велению начнем мы все жить по-новому… И это было в корне неправильно!

Внедрять стоит быстро, вместе с участниками (процесса), маленькими порциями (шагами), сделав это регулярной привычкой для всей компании

Это была прелюдия, а теперь к делу. Выбрали «узкое место» для проработки? Приступим. С чего начинается и чем заканчивается любой бизнес-процесс? Возьмем для примера и простоты процесс закупки продуктов на неделю, который возникает в каждой семье с регулярной периодичностью. Тут 2 варианта старта:

1. Кончились продукты, а кушать, как это неудивительно, хочется…
2. Наступила суббота (у кого как) – день закупки продуктов в соседнем гипермаркете

И оба варианта по сути «события». В нашем примере, события, запускающие процесс. Говоря простым языком и аналогией, спусковой крючок, триггер.

Любой процесс начинается и завершается «событием».

Стыкуются между собой процессы тоже через события. Клиент согласовал коммерческое предложение «в работу». Это событие — завершающее для процесса «Подготовка и согласование коммерческого предложения». И одновременно запускающее событие для процесса «Подготовка и согласование договора». Получается, что

Работа компании — это набор вагонов, которые сцеплены между собой через «события»

Только в жизни все сложнее и состав у нас не один, а несколько. И они (составы) между собой взаимодействуют, что-то передают и получают. Но это мы пока уберем для простоты картины. События мы будем обозначать на диаграмме с помощью значка ниже:

Это пример, как выглядело бы событие для нашего процесса «Закупка продуктов на неделю». Идем дальше.

Наступило событие, переходим к действию (операции)…

Солнце встало, просыпаемся, переходим к водным процедурам. Что мы сделаем первым делом, если договорились в семье, что в 12.00 по субботам муж закупает продукты. Люди умные и с опытом первом делом уточнят список продуктов, которые требуется купить.

И это будет первым действием в нашем простом бизнес-процессе. Действия мы будем изображать прямоугольником. Примерно вот так:

Дальше можно сразу набросать порядок действий, друг за другом:

1. Оценить лимиты и сверить с семейным бюджетом
2. Выбрать магазин для закупки
3. Доехать до магазина и припарковаться
4. Найти нужные продукты по списку
5. Сверить срок годности продукта с текущей датой…

И тут возникает в нашем процессе еще один интересный значок «выбор» (условие). Мы его будем изображать ромбом:

На выходе этого значка наш процесс может разветвляться на 2 ветки:

• Положить товар в корзину, если срок годности больше чем на 7 дней от текущей даты
• Найти другой товар, если срок годности меньше чем 6 дней от текущей даты

Логика понятна, и теперь осталось соединить все эти фигуры стрелками. Показав, направление движения процесса и что + куда передается. В случае бизнес-процессов стрелка может быть:

• Материальным потоком. Например, кефир, молоко (продукты) в нашем примере. А в бизнесе: готовая продукция, товар на замену по гарантии, бумага для принтера и т.п.
• Информационным потоком. В нашем примере — это список продуктов. В бизнесе: договор, накладная, коммерческое предложение и т.п.
• Финансовым потоком. Деньги в кошельке, деньги, оплаченные за продукты для нашего бытового примера. Денежные средства поставщикам за поставленную продукцию, оплата от клиента для реального бизнеса.

И прямо на стрелке мы будем показывать, что мы получаем (передаем) от действия к действию. Чтобы собрать воедино, я по ссылке ниже: https://drive.google.com/file/d/0B20jnVgOw_WgVnR1RUF0LWdKVGM/view?usp=sharing выложил пример реальной диаграммы бизнес-процесса одной из моих компаний. Посмотрите, я дальше буду на нее опираться. Заодно проверим, как быстро можно разобраться в процессе с помощью диаграммы…

Засекайте время!

Мне кажется, при объяснении руководителя и наличии необходимых навыков вы будете «в теме» через 20 минут. С учетом того, что это далеко не самый простой бизнес-процесс в моей компании.

Люди внимательные заметили, что к диаграмме есть пояснение в виде текстовой таблицы с колонками:

• Процесс. Вписывается описания действия (операции) из диаграммы.
• Ответственный. Один на действие (операцию). Это, чтобы не было: «А я думал Маша примет звонок…».
• Исполнители. Те, кто будут выполнять данный шаг руками и (или) головой.
• Участники. Те, кто содействует и помогает в данном действии.
• Контроль. Кто и как проконтролирует что данный шаг сделан, действие выполнено. В нашем бытовом примере в конце всего процесса супруга может сверить список с продуктами, которые разложены в холодильнике… Соответствует – вопросов нет. Не хватает сыра – добро пожаловать на второй подход.
• Описание. Пояснения, комментарии, детали действия (шага) бизнес-процесса.
• Трудозатраты. Очень полезный момент – регламентировать и нормировать длительность бизнес-процесса. Это отдельное искусство, которое мы разбираем на второй день тренинга «Порядок в бизнес-процессах».
• Максимальная задержка (до следующего действия, шага). Вы понимаете, что в нашем бытовом примере муж после получения списка продуктов может… Поехать с друзьями в гараж, уехать на футбол, прилечь на диване.

Ну теперь, я думаю, самое время приступить вам к описанию вашего «узкого места». А для того, чтобы пройти путь сверху вниз, по шагам, под моим руководством приглашаю на вас на мой тренинг «Порядок в бизнес-процессах», который пройдет 22 и 23 апреля. При оплате до конца этой недели для участников от одной компании действует спецпредложение — 3 по цене 2-х. До встречи, коллега!

Фильм, который стоит посмотреть:

Есть компании-прототипы процессного менеджмента. Те, кто стоит у самых истоков и является образцом его применения. Одна из них «Макдональдс». Настоятельно рекомендую посмотреть фильм «Основатель», который ярко показывает всю соль процессного менеджмента и процесс становления компании:

• Сокращение количества вариаций
• Постоянное улучшение и оптимизация в мелочах
• С людьми на «3» и «4» делать результат на «4» и «5» соответственно, обходя конкурентов

Вам кажется, что это не работает? Загляните в ближайший «Макдональдс» и сравните с чьим-то авторским заведением поблизости…