«Сядьте и договоритесь!» или как должно проходить совещание
11 июля 2016
Декабрь – отличная пора, чтобы подвести итоги уходящего года, завершить начатое, выложиться и сделать «концовку» (как говорят боксеры). И самое главное… Чтобы не повторять ошибок 2013, не наступать на старые грабли, не превращать свою работу в сплошной «геройский подвиг», надо договориться о дальнейших планах на будущее. Со всеми участниками вашей команды: в семье с женой (мужем), на работе с сотрудниками и с партнерами по бизнесу. Ответить на 3 вопроса: «Куда, зачем и как».
- Куда пойдем в 2014? Чтобы не получилось как в басне Крылова «Однажды лебедь, рак да щука…».
- Зачем нам (вам) все эти «приключения»? Ведь можно жить как большинство и не особо париться…
- Как пойдем? Траектория, маршрут, технология.
Что тут сложного? Казалось бы… А теперь посмотрим правде в глаза. Самое интересное как раз здесь и начинается: надо ДОГОВОРИТЬСЯ. «Как мужчина может понять женщину? Ведь они хотят разного. Женщина хочет мужчину. А мужчина – женщину…».
Я помню свой первый официальный бизнес в 2002 году. Это был компьютерный клуб, кроме меня было еще двое учредителей. И однажды мы решили обсудить «судьбоносный» вопрос. Что делать с зарплатой нашего (единственного тогда на троих) работника – администратора? Было 3 мнения:
- Оставить как есть
- Поднять на 10-15%
- Сократить на 10-15%
Стоит заметить, мы были вполне себе цивилизованные люди. Грамотные (с образованиями), толковые, в меру конструктивные. Вот только диалог затянулся больше чем на 1,5 часа. Да еще и потребовал нескольких подходов для решения. А на кону было всего 1 000 – 1 500 рублей в месяц. Сейчас этот случай у меня вызывает улыбку… Почему так долго решался такой простой вопрос? Ваше мнение…
Каждый отстаивал свою позицию! Расслабьтесь, я не буду вам предлагать влезать в голову собеседника и принимать то, что вам абсолютно не подходит. Все проще. Я хочу предложить простую форму диалога-совещания по решению ЛЮБЫХ житейских или бизнес-вопросов. Правила (такие явные и от этого не менее эффективные) ниже:
1. В любой группе, команде должен быть тот, кто ставит точку и несет ответственность за результат решения. Лидер. Вопрос на засыпку: что делать, если такого нет? Правильный ответ (для тех, кто читает мою рассылку): стать им!
2. Перед любым обсуждением (совещанием) должен быть составлен короткий регламент. Пусть на клочке бумаге, но это святая задача лидера. Если коротко: время (тайминг), цель (и), вопросы на повестке дня, информация для ознакомления, порядок заслушивания докладов. Для обсуждения сложного семейного вопроса вряд ли стоит доводить регламент под роспись вашему замечательному супругу (супруге). Но набросать себе тезисы, общую схему и варианты развития диалога будет очень даже «про любовь»…
3. А дальше золотой закон совещаний: конструктив и позитив. Чтобы коммуникация строилась, а не разрушалась. Чтобы время инвестировалось, а не прожигалось… Каждый должен активно использовать волшебное слово. Это не детское «пожалуйста». Вспомните, как начинают свою речь ваши выступающие коллеги при совместном обсуждении. Дайте угадаю: «Я не согласен с его позицией», «Нет, это для нас не приемлемо», «С чего вы взяли, что это сработает», «Ты меня совершенно не понял…» и т.п. Так каши не сваришь. Еще раз повторю, у каждого есть право на свою позицию. Важный момент в том, как ее преподносить (упаковывать). Я предлагаю начинать свой спитч (речь) с простого волшебного слова: «Мое предложение….». В зависимости от остроты дискуссии это может звучать жестче или мягче. Например: «В продолжение светлых идей наших коллег, мое предложение…». Или коротко и по-деловому: «У меня есть еще одно предложение….».
4. Формула вещания (доклада) каждого участника: ТЕЗИС – АРГУМЕНТ – ПРИМЕР (при необходимости). Замечали, как нудно, скучно и не понятно мы порой говорим. А все потому, что не соблюдаем простых законов риторики. Сначала тезис на 1-2 предложения. Кратко сформулированная идея, суждение, основная мысль вашего текста. И только потом аргументы. Аргументация – это приведение доказательств, объяснений, примеров для обоснования какой-либо мысли (тезиса). Тогда речь одного из участников вашей команды на стратегической сессии может звучать следующим образом: «Мое предложение в части новой услуги для запуска в 2014 году [волшебное слово]. Давайте в нее добавим «модель восторга» для покупателя [тезис]. Поясню. Нам пора превосходить ожидания клиентов. Давать им больше, чем они ожидают получить от продукта. При этом общая модель должна быть экономически выгодной (рентабельной) для компании. Посмотрите, как это делает ресторан … [началась аргументация]»
5. Разделите обсуждение на 2 части: блок высказываний и предложений (генерация вариантов) + блок выработки финальных решений. Дайте высказаться участникам в пределах установленного времени. Каждому поровну.
6. Перейдите к блоку выработки финальных решений и фиксации договоренностей. Помните старую русскую пословицу «Что написано пером, не вырубишь топором»? Три грамма бюрократии никому не помешает.
Конечно, это не все «подводные камни». За подробностями добро пожаловать на мою мастер-группу «Я Собственник» (для предпринимателей) или «Дистанция» (всем остальным). Там мы сделаем (точнее, вы с моей помощью) из вас мастера коммуникации. Но даже соблюдение этих простых правил сэкономит вам добрую сотню часов времени. Чтобы потратить их на то, что вам реально дорого.
Думаю, кто-то хочет задать вопрос «И как ко всему этому приучить моих сотрудников?». Они же порой «не управляемые снаряды»… Ответ: начни с себя, коллега. А там смотришь, и мир подтянется.
И еще один бонус в довесок. Волшебное слово (предложение) работает не только в ситуации совещаний. Я думаю, вас часто забрасывают сотрудники вопросами. И самые внимательные догадались, что на любой открытый вопрос из разряда «скажи, что делать, начальник»… Перевожу: мне думать и делать лень, ты это сделай за меня. Ваш ответ должен быть встречным вопросом с использованием волшебного слова:
«Ваши предложения?» ПАУЗА…
