+7 (499) 110-76-43

Получите прямо сейчас 9 практических приёмов, которые позволят:

Сократить на 1/3 время на управление бизнесом
Повысить собственную эффективность на 35%
Получить бесплатно Согласие на обработку персональных данных

«Шеф, у нас проблема». Как уменьшить авралы в компании

25 мая 2021

Ваша работа часто бывает похожа на «геройский подвиг»? Это когда от аврала к авралу. От одного сбоя к следующему. Наладили продажи — подкосило производство. Только выдохнули по части производства — сюрприз от бухгалтерии. Задержка отгрузки, срыв сроков поставки, застрял вопрос по сайту, уволился ключевой сотрудник (а вы этого совсем не ждали), возник кассовый разрыв и т. д.

Откуда вырастают проблемы?

Чаще всего — из вашей же бизнес-системы или ее отсутствия. От вашего молчаливого согласия с тем, что сотрудник приносит вам проблему (бежит сообщить), а вы ее (сами же) и решаете. Умные и внимательные люди заметили это еще несколько десятилетий назад и придумали достаточное количество грамотных инструментов. Один из них мы сегодня и рассмотрим (уточню: в вольной авторской интерпретации). Мне кажется, многим компаниям для более самостоятельного, ответственного и быстрого решения проблем стоит ввести…

Карточку или скрипт «творческой задачи» (перевод: проблемной)

Что это такое? Давайте разбираться по порядку. Для начала попробуйте примерить к себе и команде подход: «Проблем нет». Есть «творческие задачи» (то, что большинство называют проблема) и «о-о-очень творческие задачи» (для большинства, это жуткая, волосатая, кошмарная проблема). Пусть вы и ваши сотрудники приучатся смотреть на проблему именно под углом задачи. Ведь кому-то придется делать из проблемы задачу? Так почему бы это не сделать как можно раньше, на этапе формулировки и самому сотруднику (тому, кто с ней столкнулся и возможно создал). А чтобы отличить плановые задачи от проблемных, обзовем их «творческими». Так проще, приятнее и легче всем, и вам (как Руководителю) в том числе.

Лимит по объему для карточки «творческой задачи» — до одного листа А4.

Больше — не будем рассматривать и обсуждать. Подсказываю, можно уложиться и на А5 (половинка А4). Пример: в компании «Тойота» считают, что любую проблему, даже самую катастрофическую (скажем, пожар на центральном заводе или складе), можно изложить, включая предложения по решению на одном листе А4. Как вам такая идея? А вот теперь предлагаю правило:

«Любая «творческая задача» (которую не можешь решить сам и хочешь помощи от других) требует ее описания на стандартной карточке «творческой задачи» или изложения по скрипту «творческая задача». Нет описанной карточки — нет обсуждения и помощи (от руководителя или коллег) в решении».

Переведу на общепринятый язык. Если сотрудник пришел к вам с устной проблемой и начинает «издалека», вы мягко по форме и жестко в принципе (согласно правилу выше) показываете ему на стопку готовых карточек «творческих задач» (напечатайте и положите на столе штук 10) или заготовку в вашей CRM, ERP (сущность «творческая задача» или «проблема», если не нравится 1-й вариант). Потом просите его выйти, подумать (подготовиться), заполнить и подойти для обсуждения в удобное для вас время. Главная причина для этого:

Когда люди начинают писать, они начинают думать (чуть больше, чем обычно как правило).

А иногда подумают зачем время тратить, возьму и сам все сделаю. Что тоже достаточно хорошо, для всех. Тут стоит добавить, что в хорошей системе полезно «оставлять следы» (чтобы другие учились, создавалась база знаний по решению проблем и т.п.). Поэтому переходим к содержанию или скрипту. Сразу оговорюсь, что эту же форму можно использовать для анализа предложений (которые раньше назывались «рацпредложения») сотрудников. Что можно писать в карточке «творческой задачи» (ниже вариант максимум, поправьте и оставьте то, что вам подходил с учетом специфики)?

  1. Суть проблемы (предложения): что произошло? Коротко и по делу. Я бы предложил лимит в 2 предложения.
  2. Причины проблемы: происходило такое раньше или столкнулись в первый раз? Что, на ваш взгляд, послужило причиной? Также 2-3 предложения, а то получите много «не нужной философии и болтологии». Если это рассматривать в контексте предложения, то в этом блоке описывается «зачем делать то, о чем вы пишете ниже».
  3. Предложения по решению: что предлагаете, чтобы решить вопрос? Три варианта решения. План А, В, С. Развивайте в людях вариативное мышление, учите видеть альтернативы!
  4. Личное участие сотрудника в решении задачи. Что сделаю я, чтобы закрыть вопрос (внедрить предложенное)? Что беру на себя и в чем нужна помощь других (в том числе руководства)?
  5. Потребность в ресурсах: сколько надо денег, какие хотелось бы задействовать активы, участников команды и сколько все это потребует времени?
  6. Последствия, если все оставить как есть. Может, вопрос не стоит и выеденного яйца?
  7. Окупаемость и эффект от того, что предложенное будет сделано. Как можно использовать плоды ваших предложений в будущем? Окупятся ли вложенные деньги, потраченное время (сотрудников)? Ведь если такая проблема встречается 1 раз в 230 лет, так у нас впереди большой беспроблемный период существования)
  8. Резолюция руководителя (принимающего решение): выбранный вариант решения после обсуждения, «в корзину» или «в жизнь», задачи для помощников по решению «творческой задачи», уточнение сроков (дедлайна).

Возможно, вы заметили, что почти всю подготовительную работу в части решения «творческой задачи» мы перекладываем на наших любимых сотрудников. А как иначе? Вопрос возник на его участке, значит, ему и улучшать бизнес-систему, становясь ответственным, заботливым и эффективным «хозяином процесса». Да, если вас ломает приучать людей писать, можете просто дать им скрипт выше (повесить в кабинете) и по очереди отвечать устно на эти вопросы, при обсуждении любой проблемы. Точнее «творческой задачи»)

 

Подписаться Согласие на обработку персональных данных