ПОЛУЧИТЕ БЕСПЛАТНОЕ РУКОВОДСТВО "КУЛЬТУРА И..."

Сделайте оргструктуру простой и плоской, а как следствие более конкурентоспособной

У вас есть описанная, доведенная до сотрудников и утвержденная (всеми) оргструктура компании? Говоря по-другому: графическое отображение всей схемы подчиненности, включая должности, отделы и взаимосвязи. На последнем тренинге, после этого вопроса подняли руку менее 25% участников, и это не последние компании в эшелонах юрлиц г. Москвы.

Так оно и так понятно…

Вам да, вашим сотрудникам далеко не факт. Можно еще пофантазирую. Ваши руководители (и не только) очень любят «залезать» на чужую территорию. Во-первых, это комфортнее, чем на своей порядок навести. Во-вторых, они действительно не знают четких границ ответственности в рамках бизнес-процессов, за которые отвечают. Огоримся сразу

Орструктура создается под бизнес-процессы и поддерживает их

А «не натягивается» на них. Чаще бывает еще более «веселый» случай, когда цели компании, бизнес-процессы и оргструктура переделывается под конретного сотрудника. Не верите? Сплошь и рядом.

Кейс из «Компании Х»: есть перспективное направление, приносящее деньги. Увольняется сотрудник, на его место приходит новый. Звонит хуже, общается посредственно, выручка по направлению падает… Сотруднику подбрасывают другую работу, чтобы чем-то его занять. Из разряда «это он умеет лучше». Направление «загибается». Через некотрое время принимается решение, что направление слабое и его надо закрыть. Что произошло:

1. Изменились цели компании «под сотрудника»: направление закрыть

2. Скорректировались бизнес-процессы: он этого не может, так пусть не делает

3. Пересмотрели оргструктуру: давайте переименуем подразделение и должность под сотудника

У вас надеюсь не так, поэтому пойдем дальше. Я бы хотел, чтобы вы достали вашу оргструктуру компании. А если ее нет, набросайте на листе А4, используя подручные средства. Быстренько и прямо сейчас. Готовы?

Проведем экспресс-аудит вашей оргструктуры:

1. Количество уровней иерархии от 1 до 2-х или больше. Лучше один, это идеальная плоская компания. Под директором сотрудники и никаких промежуточных звеньев в управлении. Сколько у вас?

2. Рычаг управления от 3 до 9. Сколько сотрудников находятся в прямом подчинении у 1 руководителя, на любом уровне иерархии. Девять – это предел управляемости, менее 3-х не очень рентабельно и надо делать из руководителя играющего тренера.

3. Орструктура поддерживает структуру бизнес-процессов или «дробит» ключевые группы бизнес-процессов между подразделениями. Оптимально, чтобы ключевые группы бизнес-процессов имели 1 подразделение, которое за них отвечает. Тогда оргструктура становится процессной, созданной под бизнес-процессы. Например, финансовый отдел оттвечает за группу процессов «Управлять финансами». Или производственный отдел за группу процессов «Оказывать услуги клиентам».

4. Отсутствуют параллельные ветки подчиненности. Каждый сотрудник подчиняется одному непосредственному руководителю. Это называется единоначалие, и является хорошим лекарстом от бизнес-бардака. Уже вижу летящие помидоры, от поколонников проектного управления и матричных структур. А вот голая статистика по России показывает, что плоские компании с четкой вертикалью властью, более конкурентоспособны. Поробуйте пожить в режиме: у каждого 1 шеф. А если нужно «отдать» сотрудника в другой проект – выделите квоту времени и «передайте» в аренду на другой участок (проект).

5. Насколько вы близки по количеству к идеальной команде из 7 человек. Да, вы не ослышались, пришло время быстрых и дерзких. Чем многочисленнее команда, тем больше коммуникационных каналов внутри нее. Количество коммуникационных каналов равно n*(n–1)/2, где n — это количество людей в команде. В группе из пяти человек 10 коммуникационных каналов, из шести — 15, из семи — 21, из восьми — 28, из девяти — 36, а из десяти — 45. В середине 1990-х Роберт Путнэм провел масштабное исследование по выявлению оптимального размера команды. Он изучал 491 команду, и пришел к удивительному выводу:

Команды из 3–7 человек справлялись с одним и тем же объемом работы в 4 раза быстрее, чем команды из 9–20 человек!
Дробите и давайте автономность подразделениям.

6. В оргструктуру внесены фрилансеры, подрядчики и партнеры. Полезно смотреть на всю цепочку взаимосвязей. Так вы поймете полную нагрузку менеджера по каждой ветке, подразделению и направлению.

7. Соблюдается принцип: «Главное – сами, остальное на аутсорсинг». Сегодня мы с вами может сделать классно 1-2 вещи. Больше физически не потянем. Возьмем легендарную компанию «Zappos», на самом деле они поддерживают и растят 2 ключевых компенции: колл-центр и логистика. А у них явно денег будет побольше нашего с вами… Пусть в вашей оргструктуре штатные единицы создают и усиливают ключевые компетенции компании. А все остальное стоит отдать на сторону.

История из консалтинговой практики про аутсорсинг. На старте компания с финансовым директором, Главным бухгалтером и 2-мя бухгалтерами. Все в штате. При этом финансовая модель, которой не было до работы с нами, очень простая и не требующая финансового директора. Возьмите средние зарплаты по вашему городу на указанных сотрудников и оцените ФОТ (фонд оплаты труда). Что предложили мы и реализовали после оптимизации бизнес-процессов и оргструктры:

1. Оставить 1 бухгалтера в штате. Задача: работа с первичной отчетностью и помощь в управленческом учете директору.

2. Бухгалтер передает 1 раз в месяц всю первичку компании, которая на условиях аутсорсинга ведет налоговый и бухгалтерский учет. Юридическая ответственность, кстати, которую недавно сняли с Главных бухгалтеров (если не в курсе).

3. Управленческий учет перекладывается на плечи директора компании, ему все равно деньги надо контролировать и принимать решение «платить/не платить». При этом первичку по управленческому учету ведет все тот же бухгалтер (в п. 1).

Результат от компании «Результат» по этому участку: снижение затрат на финансовую ветку более чем на 63%. И все это пошло в копилку емемесячно чистой прибыли. Хотите, чтобы мы «похудели» вашу компанию и повысили ее эффективность? С удовольствием посоторудничаем и наведем порядок за 90 дней. Заявки принимаются в ответном письме, не забудьте написать контактный телефон.

А напоследок хочу еще раз напомнить:

Упрощайте, вырезайте и отдавайте на аутсорсинг. Оставляйте лучшее и шлифуйте то, что оставили!

Навык:

Нарисуйте, согласуйте и утвердите оптимальную оргструктуру своей компании. Подсказки выше.

Фильм, который стоит посмотреть

«Экипаж» не по контексту статьи, но посмотреть стоит. Тем более фильм российский, да и команда актеров достойная. Мне очень нравится первая советская версия «Экипажа», думал, будет ремейк. Приятно разочаровался и хочу отметить, что современная интерпритация удалась. Хорошее кино с мужским характером (или мне так показалось).