ПОЛУЧИТЕ БЕСПЛАТНОЕ РУКОВОДСТВО "КУЛЬТУРА И..."

Как часто в вашей компании (у вас, у сотрудников) теряются задачи? «Подыхают», не дойдя до финала… Актуальная проблема или с «этим все хорошо»? Сегодня обсудим причины и что можно (стоит) сделать. Готовы? Если необходимо выровнять понятийный аппарат в части «что называть задачей», можно посмотреть мой ролик.

А начать предлагаю с небольшой ревизии:

Где и как теряются ваши задачи или сотрудников (на каком этапе)? Давайте очертим поточнее территорию «кладбища задач»:

• Задачи теряются в самом начале, при постановке. Сказали, обсудили и … Забыли (забыл сотрудник, вы), если это куда-то не отложить (не зафиксировать). Вы (мы) переоцениваем возможности нашей памяти, в частности гиппокампа, который играет роль оперативки (оперативной памяти, если проводить аналогию с компьютером). Порой вообще сотруднику не понятно при обсуждении: то ли это задача (бери и делай), то ли ваше пожелание (можно не делать) или мечта (не обращать внимание) из разряда «хорошо было бы, чтобы…».
• При понимании и запуске задачи в работу силами сотрудника (исполнителя задачи). Вы можете иметь ввиду одно, он понять совершенно другое. Кто отвечает за правильное понимание задачи? Как мне кажется, тот кто ее обсуждал и инициировал. Ну вы догадались… Если вы пропустили 2 прошлых статьи про когнитивные искажения, стоит перечитать… Здесь вы свое «мне же понятно» подменяете автоматически на «конечно же и ему также все понятно, как и мне». Это – глюк, когнитивное искажение, у него другой мозг с точки зрения жизненного опыта и не только)
• При выполнении задачи. Если задача длительная по сроку, сложная и большая по объему трудозатрат. Высока вероятность, что она «сдохнет», не дойдя до финала. Ведь нужно обновлять статус, актуальность, сверяться по промежуточным итогам, выравниваться. А это делать (наш брат руководитель) не очень любит, как показывает практика. Так или я фантазирую? Именно поэтому я чаще рекомендую называть задачей то, что по срокам ДО 1 недели (5 дней). Надо больше – дробите на части (до 5 дней каждая), так шанс «потерять» сильно уменьшается)
• На финальной приемке, после закрытия задачи. Исполнителю задачи показалось «что все ОК, сделано» и он задачу для себя «закрыл». При этом вас результат не устраивает, вы «момент закрытия» пропустили или его просто не было (если не используется система трекинга задача, настроена последняя не совсем оптимально). Знакомо?

Чего больше встречалось в вашей практике и почему? Что можно сделать первым шагом в большинстве случаев? Как мне кажется:

Добавить (разумно) прозрачности за счет удобной, эффективной системы трекинга задач

По-русски, какой-то среды (см. Битрикс24, Мегаплан, Трелло и т.п.), где будут фиксироваться основные задачи и выстроен процесс работы с этой сущностью. Для возмущенных темой «сейчас расплодим бюрократию», «больше будем тратить времени на постановку/приемку задач», «на работу времени не хватает, а тут еще…» хочу сказать от себя…

• У вас все хорошо с задачами? Ок, оставьте как есть и не жалуйтесь. Можете завершить чтение на этом моменте.
• Не надо каждый чих заносить в систему трекинга задач (об этом подробнее ниже), она не для этого создается.
• Даже высокоразвитый (в части культуры) Яндекс, да и не только он, использует для всех треккер задач (оттуда и родился продукт для внешнего рынка 2 года назад).

Ну и одна из веских причин завести треккер задач – особенность работы нашей с вами памяти (мозга).

Все мы (и здоровые тоже) подвержены конфабуляция (см. интернет) или парамнезии

С вами и со мной такое тоже происходит) С завидной регулярностью мозг играет с нами очень злую шутку. Два человека переживают одно событие (обсуждение задачи сюда тоже относится), но их рассказы различаются. Что это — амнезия или простая ложь? Все не так просто, как кажется… Воспоминания имеют свойства искажаться. Например, заменять одни события другими. Вы сказали к следующему вторнику, потом ваш «мозг» перезаписал (по разным причинам, неосознанно) на «к следующему понедельнику» … В науке эту проблему называют конфабуляцией или парамнезией, когда у человека кроме основных воспоминаний появляются ложные. В результате отличить правду от вымысла очень тяжело.

Такая фигня (порой не со зла) происходит и с задачами. Каждый раз, когда мозг вспоминает что-то (и задачу тоже), он это «что-то» искажает, перезаписывает немного. Хотите верьте, хотите нет. Тут можно поглубже нырнуть в работу гиппокампа, миндалевидного тела, механизма памяти в целом… Как можно от этого защититься?

Иметь актуальную, записанную версию в системе трекинга задач с зеркальной версией для всех участников.

Это, кстати делает среду общения «руководитель-сотрудник» более безопасной для обоих. Как следствие меньше стресса, лучше концентрация, снижение риска выгорания, увольнения и не только) Я вас еще не убедил попробовать? Если да, то простые, возможные (пробуйте, примеряйте, меняйте под себя) рекомендации по этой части ниже:

• Делите (условно) задачи на Run-задачи (процессные, повторяющиеся) и Change-задачи (проектные, не типовые, связанные с изменениями). Процессные задачи может «ставить» в системе задач сама система (компьютер, прошитая логика) или же напоминать, когда они забыты (не выполнены сотрудником). Точно не стоит все процессные задачи затаскивать в трекер задач и точно не стоит это делать своими руками регулярно)
• Определите разумную емкость (количество) в части задач у вашего сотрудника в любой момент времени (процессных, проектных). Если он может (реально, физически) сделать 14 задач в неделю, то глупо ставить 35 и возмущаться: «Надо брать другого, этот не справляется». Смотрите принципы «канбан» — ограничить количество задач, дел на каждом этапе. Сделать текущую нагрузку прозрачной для всех участников в канбан-доске. Заодно сможете понять реальную нагрузку и возможности сотрудников в вашей команде. Лимит исчерпан – пауза, ждите, когда «освободится».
• Не путайте сущности: цели, проекты, процессы и задачи. С каждой из этих сущностей работа строится ПО-РАЗНОМУ!
• Научитесь ставить и формулировать задачи так (вместе), чтобы они были понятны и вам, и сотруднику, и другим участникам задачи (если такие есть). Контрольные вопросы, которые могут помочь… Какой «сухой остаток» должен быть «на выходе» задачи (что можно пощупать, потрогать, увидеть, когда все будет сделано)? Какие типовые ошибки можно допустить (при выполнении) и как подстраховаться (обсудить на старте)? Какие ресурсы (финансовые, человеческие, материальные, информационные) понадобятся исполнителю, чтобы это сделать? Где и как их (ресурсы) взять сотруднику? Они реально доступны в текущий момент? Большинство задач (по факту анализа) похожи на «Пойди туда, не знаю куда. Принеси то, не знаю, что…». Пример из практики, формулировка задачи руководителем: «Клиент из Питера». Все! Что за клиент, что с ним надо сделать, что будет считаться хорошим результатом? Возьметесь за такую, как сотрудник?
• Начните почаще материализовывать (записывать в одной системе) задачи с учетом культуры (это большая тема, не сегодня и не в этой статье). Точно стоит быть в контуре обратной связи (при выполнении задачи), выравниваться по ожиданиям (не только на страте и при приемке). Подсказка: мессенджеры, электронная почта совершенно для этой задачи не подходят)
• Установите и отслеживайте 2-3 простые метрики для прогресса и нагрузки в части задач ваших сотрудников. Используйте (обсуждайте) их (метрики) в контуре совместных совещаний, встреч 1:1 как мониторинговые KPI. Например: количество активных задач на текущий момент, закрытых задач за период, % просроченных задач в общей массе (не выполненных в срок).
• Выстраивайте работу в системе трекинга задач, не забывая, что кроме эффективности… Есть еще вовлеченность (сотрудников, ваша личная), благополучие (сотрудников, команды, ваша личная), доверие (между вами). И не надо все это (прекрасное и перечисленное) убивать излишней бюрократией. «Широко шагать, штаны порвешь!»

Если дочитали до этого момента, спасибо за терпение. И баланса вам «доверие/контроль» при работе с задачами и не только (в эти непростые времена).