ПОЛУЧИТЕ БЕСПЛАТНОЕ РУКОВОДСТВО "КУЛЬТУРА И..."

Вас устраивает, как и на что тратится ваше время?

Скажем, для примера, за текущую неделю.

• Как бы вы охарактеризовали этот процесс: это ближе к инвестициям или разбазариванию?
• И какова отдача от этого процесса (или по-другому эффективность использования времени)?

Мне кажется, начало года надо сделать максимально продуктивным. Согласны?

Буду сегодня краток, сразу к делу…

Предлагаю провести дисциплинарную неделю. Представьте, что вам надо подготовиться к серьезным соревнованиям. В сторону (на время): развлечения, алкоголь и прочие шалости. Возьмитесь за хронометраж. Или по-другому — учет времени. Я сегодня (в очередной раз) хочу спеть оду этой замечательной технологии. Первую статью о нем я написал 5 лет назад, но сегодня хотелось бы кратко пробежаться по находкам за этот период.

Поехали…

1. Решите, как будете вести: на бумаге или с помощью приложения. Я использую «Хронометраж Free» на своем мобильном телефоне. Простой интерфейс, достаточный функционал, настраиваемая система напоминаний, бесплатно. Для бумажного выбора форму можно скачать здесь.

2. Выберите период от 4 до 6 дней. И начинайте с понедельника, увидите всю динамику нагрузки + сложившиеся привычки.

3. Берите сплошной хронометраж (с момента подъема и до сна). Практика показывает, что очень много «приключений» у руководителя происходит утром и вечером.

4. Пусть главные цели будут в 3-х направлениях. Увидеть, на что реально расходуется ваше время? Сколько стоит каждое дело, за которое вы беретесь по времени? Какой потенциал роста эффективности у вас есть на текущий момент (по итогам анализа хронометража)?

5. Назначьте себе контроллера и определите сумму штрафа (от 100 до 1000 рублей), на случай, если начнете сливать дисциплинарную неделю. Критерий выплаты штрафа: по состоянию на 21.00 контроллер не получил отчет на почту с результатами вашего хронометража за день. Дополнительно установите требования к детализации в отчете. Отчет можно высылать в формате Excel (у программы «Хронометраж Free» есть экспорт результатов). Или как фотографию заполненной от руки бумажной формы.

6. Настройте систему напоминаний в телефоне. Чтобы не забыть, что ведете хронометраж, я рекомендую искать интервал напоминаний в диапазоне от 15 до 30 минут. Звучит напоминание, проверяете себя «чем занимаюсь». Фиксируете деятельность в программе или бумажной форме.

7. Пишите коротко и по делу. Что делаете и сколько тратите на это время. Например: Подготовка презентации для клиента 9.00 – 9.25, кофе-брейк и болтовня – 9.25 – 9.35, Обсудили задачи с сотрудником – 9.35 – 9.55. Программа «закрывает дело» по факту его завершения. На мой взгляд очень удобно: переключаетесь на новую деятельность, фиксируете время по прошлому делу.

8. Создайте срезы для анализа. В программе «Хронометраж Free» эту функцию выполняют категории. Я бы предложил вам сделать 3 простых категории. Текучка (сервис), стратегия и поглотители. Еще раз коротко по каждой. Текучка (регулярный сервис) – поддерживает текущий уровень вашей жизни. Пример: планерка с персоналом, утренняя зарядка, подготовка отчета, встреча с клиентом. Стратегия – поднимает вас на новый уровень. Пример: разработка нового стандарта для отдела, тренинг, чтение книги по направлению развития. У меня на сегодня простой критерий. Стратегия – это дела, работающие на главные цели года (выписаны отдельно). Поглотители – дела, которые вы не планировали, а делать пришлось. Пример: звонок недовольного клиента, ворвавшийся в кабинет сотрудник, рассматривание потолка в начале рабочего дня. Не путать с использованием появившихся возможностей (которые мы тоже не планируем). % стратегии, текучки и поглотителей за день (неделю) очень отрезвляет и мотивирует к переменам.

9. По итогам завершенного хронометража проведите детальный анализ. Полезно оценить потенциал следующих точек роста. Какие задачи (дела) могли быть проделегированы? Кому из ваших сотрудников? Сколько времени ушло на хобби, здоровье, работу, семью и детей, дружбу? Сколько времени было потрачено на приятные (для вас) дела? Сколько на задачи, которые вам делать не нравится? Практика показывает это занимает от 15 до 30 минут.

Для тех, кому нужна экспресс-диагностика хронометража:

По итогам проведенного хронометража (есть анализ 4-6 дней) можно сделать ваш ТМ-профиль и выделить 5-7 точек роста. Расписать программу улучшения, план действий и шаги. Я последнее время все это приправляю чек-листом на 20-30 дней. Так что, если будет интересно, обращайтесь. Я готов провести аудит вашего использования времени с разработкой программы улучшения. Формат: скайп-сессия по итогам ознакомления с вашими результатами хронометража. Заявки отправляйте на shemyakin@changerun.ru.