ПОЛУЧИТЕ БЕСПЛАТНОЕ РУКОВОДСТВО "КУЛЬТУРА И..."

С чем у вас ассоциируется словосочетание «отлаженный бизнес»? У меня, очень долго надо сказать, с описанными и регламентированными бизнес-процессами. Скажу честно, сейчас эту точку зрения не разделяю. В моем старом взгляде на отлаженный бизнес как минимум 2 ошибки:

• Искать скорее стоит баланса «хаос/порядок», а не 100% упорядоченности, отлаженности всего и вся, в том числе бизнес-процессов вашей компании;
• Мне кажется, бизнес-процессы и их оптимизация скорее «НЕ про рисование». При всем уважении к последнему… Вот только в задаче «отлаженности» описание и рисование дает продуктивный вклад не больше 35%. Могу быть не прав)

Как человеку, занявшемуся оптимизацией бизнес-процессов у себя в 2006-м году, а потом у клиентов с 2011 год, мне стало любопытно оглянуться назад… И собрать копилку «граблей», на которые наступал сам или видел, как наступали клиенты, коллеги. Скорее и то, и другое, если быть честным. У меня получился небольшой Хит-парад из Топ-8 с названием «Что скорее НЕ поможет при отлаживании бизнес-процессов»:

• Описывать и рисовать «сверху вниз, все и детально». Почему? Убьете кучу времени, сил, энергии, денег. А все нюансы все равно не учтете… Да и не успеете ВСЕ описать, как придет пора поменять то, что УЖЕ описали. Сравнительно недавно наука о человеке разочаровалась в редукционном подходе. Редукциони́зм — методологический принцип, согласно которому сложные явления могут быть полностью объяснены с помощью законов, свойственных явлениям более простым. С бизнес-процессами мне кажется примерно так… Вы же слышали, что бизнес «может работать как часы»? Это красивая идея, вот только на поверку является обманом. Часы можно рассматривать редукционно, это не такая сложная система, всего-то сотни деталей. А вот мы с вами = люди – сложнейшая, нелинейная система. Со взаимосвязями и работой мозга до сих пор толком не можем разобраться. И когда мы вместе начинаем работать, получается скорее что-то еще более сложное. Система всегда больше, чем сумма ее слагаемых. Так и с бизнес-процессами.

• Обратная п. 1 ошибка пробовать подходить к оптимизации бизнес-процессов «фрагментарно, лоскутками, наскоками». В этом векторе действий «костюм не получится», есть карман, есть рукав, а вместе «Не костюм». Здесь можно разозлиться и окончательно запутаться. Как быть? Сделать общее описание территории = ландшафта бизнес-процессов. А точнее «групп бизнес-процессов» с основными взаимосвязями. Создать правила перехода в узкие места и в них уже тогда «нырять», улучшать в этих самых «узких местах». И процессный подход – это скорее про культуру постоянных улучшений, внимания к происходящему. А не про разовую акцию, «описали и заработало», разочаруетесь вы на этом пути ни раз… Предупреждаю!

• Давить, без вовлечения при внедрении нового бизнес-процесса: «Вот вам новый бизнес-процесс, теперь по нему все работаем! Вопросы есть? Вопросов нет!». Вы же физику когда-то учили. Там было что-то про «всякое действие вызывает противодействие». Разово надавить-то можно, да и второй раз тоже. Вот только на длинной дистанции это работает плохо. Да и сжатая пружина, когда-нибудь разжимается или ломается навсегда. В общем, либо получите ответочку, либо передавите.

• Обратная сторона ошибки №3 «внедрять как получится, на авось зайдет». Это другая крайность, так тоже не взлетит. Само собой, не без участия энтропии, чаще только хаос образуется. Что вместо п. 3 и 4? У меня сложился следующий цикл: вовлечь – продать – договориться – приучить – потребовать – и снова в начало цикла. Подсказка, без шагов «вовлечь, продать, договориться, приучить» все будет на бумаге, покивают головой при вас и забудут через неделю. Или «поднимут на штыки» все ваши процессные ноу-хау на этапе презентации. Сомневаетесь? Можете попробовать…

• В оптимизации бизнес-процессов идти от риска: вдруг, когда-то ЭТО произойдет, надо учесть… В итоге будете пересогласовывать 1249 версию бизнес-процесса, в которой кто-то придумал 247 возможный риск. Как оптимальнее на ваш взгляд? Конечно же, идти от живой боли! Вы когда сами готовы меняться? Позволю предположить… Когда ударились чем-то обо что-то, больно, так чтобы до искр из глаз. В этот момент мозг становится более нейропластичным, готов подучиться. Особенно на тему: как больше так не ударяться. Идите от боли, а не от риска. Клиент ругается за просрочку – это боль. Вовремя не получили аванс, нет денег на зарплату – это боль…

• Выбрать сложные нотации = методологии описания бизнес-процессов. Я как инженер по первому образованию когда-то очень любил сложные диаграммы, блок-схемы, красивые значки, пиктограммы. Только нужно не забывать важный момент. Возьмете вы, например, нотацию BPMN… Сейчас полетят помидоры) Вам только людей учить и приучать к этим «веселым картинкам» недели и месяцы. А там старые уйдут, придет черед учить новых. И так заново. Какой критерий выбора нотации? Понятна интуитивно, без дополнительных объяснений. У нас в инструментарии графическая версия с 4-мя значками, 3 из которых и так всем понятны, встречаются в жизни. Освоение методологии – до 5 минут. И все умещается на лист А4, хорошее правило для диаграмм!

• Описывать бизнес-процессы «как есть» в начале. Почему это работа «на корзину»? Да потому что это пустая трата времени, деньги на ветер. Мне кажется, стоит сразу обсуждать версию «на вырост». Как хотим сделать в ближайшие 3-5 месяцев. Почему? Ниже 3-х месяцев – не окупите усилия на оптимизацию и обсуждения. Выше 5 месяцев не стоит замахиваться… Потому что пора будет улучшать через 6 месяцев, это средний жизненный цикл бизнес-процесса в сегодняшнем мире. Да и очень высокая «ступенька изменений» может получиться от того, что сейчас. На практике, хороший замах от 3-х до 5 месяцев от исходной точки.

• Фокус на «рисовании и автоматизации». Описывать бизнес-процессы — это круто, ценно, правильно и при этом не главное. А автоматизация без новой привычки у участников бизнес-процесса создаст новые проблемы и бардак сделает не управляемым. Куда тогда сместить фокус? Мне кажется, на изменение привычки у команды, участников бизнес-процесса ЧЕРЕЗ сопровождающую гимнастику. Что это?

Это от А.С. Макаренко: «Словесное воспитание без сопровождающей гимнастики поведения есть самое преступное вредительство…» Мне кажется это он, давно, о бизнес-процессах… Что у вас в компании замечаете из 8 пунктов выше? Где застреваете чаще? У меня тут родилась идея, выношу отдельно на ваш суд и голосование по ссылке:

• Интересен ли был бы вам открытый (несколько участников от разных компаний) онлайн-тренинг «Бизнес-процессы: как их видеть, оптимизировать, улучшать вместе и силами команды»?
• Хотел бы такой тренинг для своей компании (команды) отдельно, хочу обсудить условия
• Тема не актуальна, хотелось бы что-то другое

Формат вижу: одна встреча в онлайн на 2 часа 1 раз в неделю. Между ними практические задания, длительность – 6 недель. Примерно набросал цели и что ожидать на выходе:

• Научитесь видеть, выделять и отличать группы бизнес-процессов, бизнес-процессы, процедуры, операции и действия, управлять ими.
• Оцените через анонимное анкетирование и увидите культуру вашей компании.
• Сделаете и согласуете с командой карту бизнес-процессов и основных потоков (материальных, финансовых, клиентских, информационных) 1-го уровня.
• Разработаете и согласуете внутри команды «Матрицу ответственности» на бизнес-процессы 1 и 2 уровня.
• Разберетесь как распределять и управлять ответственностью в рамках бизнес-процессов.
• Увидите, как замечать узкие места, выберите 2 самых проблемных и проработаете на практике по авторскому методу «светофор».
• Запустите в компании канбан-доску «Напряжения», научитесь видеть напряжения, от них менять и оптимизировать ваши бизнес-процессы.

Как вам идея? Проголосуете?

Пусть в вашей компании работают по факту те бизнес-процессы, о которых договорились и как договорились. А бумажная версия не расходится с фактической)