ПОЛУЧИТЕ БЕСПЛАТНОЕ РУКОВОДСТВО "КУЛЬТУРА И..."

«Опасность – реальна. Страх – это твой выбор…»
Из фильма «После нашей эры»

У каждого из нас есть свои страхи. Многие из них помогают вам выжить. Возьмем (для примера) страх выйти на улицу через окно 7 этажа. Его можно считать вполне обоснованным и имеющим право на существование.

Однако абсолютное большинство из «скелетов в шкафу» является (на мой взгляд) роскошью для собственника бизнеса. Например:

• Он (она) может уволиться…
• Все накроется медным тазом, если ко мне придет налоговая инспекция с проверкой.
• Надо сделать ВСЕ, чтобы сотрудники не воровали.
• Клиенты могут меня кинуть.

Да, большинство из вышеперечисленного действительно может случиться. И случается… Вот только не стоит строить все свои планы в бизнесе, боясь чего-то избежать и обслуживая свой страх. Ближе к теме. Наблюдая за собой и клиентами в живых бизнесах, я увидел интересную закономерность.

Добрая половина предпринимателей больше всего боится своих же сотрудников. И среди них есть 2 ярко выраженных «хита сезона»: звезды и бухгалтера. С первыми все ясно, от них зависит успех компании (тему «антизвездина» поднимем позже). А сегодня предлагаю разобраться с фигурой бухгалтера (Главного бухгалтера и т.п.). Точнее со страхами перед ним и «таблеткой», которая прибавит вам смелости уже на этой неделе.

Для начала разберемся, «чего вы так боитесь» в контексте работы вашего бухгалтера:

1. Только он (она) разбирается в налогах, включая различные схемы оптимизации… Миф-следствие: если что-то случится с моим бухгалтером, мне грозит банкротство, штраф или срок (худший исход).

2. Вы ни хрена не понимаете в бухгалтерских балансах, проводках, отчетах о прибыли и убытках (и прочей отчетности в налоговые органы и статистику). Следствие-миф: уходит бухгалтер, вы и жизнь вашей компании «под угрозой». Кто будет сдавать балансы в эти страшные органы (вы их даже по памяти не вспомните), постоянно общаться и ходить по кабинетам…

3. Только ваш бухгалтер знает, что происходит в кассе ВАШЕГО бизнеса на самом деле. Миф-следствие: уходит бухгалтер, теряется нить и уже никто не найдет концов.

Не хочу тратить время на объяснение причин и разбор природы этих мифов. Это долго и скучно. А у меня традиционно 2 новости. Первая плохая:

Если вы все оставите как есть и будете оставаться в позиции «Жертвы» (мир такой сложный, а я в нем маленький винтик) большинство из этих мифов будут для вас страшной правдой.

Новость хорошая, для тех, кто выпил после первой (плохой) валерьянки. Все поправимо и достаточно быстро. Я тоже был в вашей тарелке. В 2008 году после камеральной налоговой проверки мой (тогда) главный бухгалтер, сказал что все ОК. А я поверил (ошибка №1). Спустя 3 месяца пришло письмо о проведении выездной проверки. Тут я насторожился, но особо внимания не придал (ошибка №2). Через 2 недели после начала выездной проверки ко мне пришел инспектор и сообщил «радостную» новость. По предварительным подсчетам сумма не уплаченных налогов составляет около …. 1 850 000 рублей. И добавил, что при сумме свыше 1 200 000 возбуждается уголовное дело на директора.

Надо сказать, тут никакой оптимизации, просто «раздолбайство» мое (отсутствие контроля) и Главного бухгалтера (бардак в документах и базах 1С). И вот тут у меня произошел предпринимательский инсайт (озарение). Не буду перечислять весь алгоритм действий, последовательность эмоций и нецензурные слова «благодарности» в адрес моего сотрудника. Логика была следующая:

• Найти и привлечь помощника-профи, которому я доверял: 1 день.
• Привести дела в порядок и оперативно закрыть «дыру»: 5 дней.
• Разобраться в деятельности главного бухгалтера: контроль, отчетность, концепция налоговых проверок и т.п. Около 7 дней.
• Уволить к.. (сами знает как и куда) и передать дела новому: 1 день.
• Провести конкурс и взять другого главбуха: 10 дней.
• Сделать так, чтобы такой истории не повторилось.

Прошло более 5 лет с того случая, и сегодня я не только у себя поправил этот вопрос, но и помогаю это делать в бизнес-проектах моих клиентов. Делюсь общей концепцией «Как предпринимателю строить отношения с главным бухгалтером»:

1. Разработайте на него хорошую (не из интернета) должностную инструкцию. Будете писать – сами разберетесь…

2. Научитесь читать основные документы в плане отчетности: бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках.

3. Познакомьтесь с концепцией налоговых проверок. Что проверяют, с какой периодичностью, последствия нарушений и критерии выбора компании для проверки.

4. Приведите в порядок управленческий учет: бюджет (по компании и проектам), платежный календарь на месяц, процедура перехода платежа в оплату, детализация доходов/расходов.

5. Создайте эффективную систему мотивации. Бухгалтер тоже должен зарабатывать деньги, а не получать… KPI совсем не помешает.

6. Разработайте типовую отчетность. Ежедневную, еженедельную и ежемесячную: чек-лист по налоговым платежам, отчетности в органы, кредиторская и дебиторская задолженности, потребность в денежных средствах на неделю и т.п.

7. Настройте нормальный (рабочий) диалог между главбухом и всем остальными менеджерами: участие в планерках, механизм коммуникаций и оповещений, окно для взаимодействия.

8. Ставьте задачи и управляйте им (вредно оставлять финансиста наедине с самим собой): оптимизация (сокращение) затрат на … % в месяц, взаимодействие с финансовыми службами контрагентов, написание внутренних стандартов и т.п..

9. Проверяйте, контролируйте и держите руку на пульсе: самостоятельно, а от 1 раза в 2 года с помощью внешнего эксперта.

Не все вышеперечисленные действия нужны для вашей компании. Но большинство из них облегчат жизнь и вам, и вашему бухгалтеру. В приложении к письму я дал пример одного из чек-листов по налогам и документам.