Как руководители попадают в плен к «обезьянам» или как освободиться от второстепенных задач
18 июля 2016
Есть замечательный аллегорический рассказ К. Бланшара «Одноминутный менеджер». В нем под «обезьяной» (если упростить) подразумевается назойливая, мелкая второстепенная проблема. Я бы предложил немного расширить этот взгляд и под «обезьяной» подразумевать любое поручение (задача сотруднику), порожденное текущей проблемой.
В эффективной модели всех «обезьяны» следует передавать сотрудникам, чтобы они сидели у них на плечах (были в их окружении). Вы или текущая ситуация порождает «обезьяну» (формулируете задачу), передаете ее сотруднику (ставите задачу), он обеспечивает ее жизнеспособность (выполняет + не теряет) и превращает ее в успешно-завершённую задачу. В финале «обезьяна» исчезает. По-русски: задача выполнена, качественно, в срок, вы (как постановщик) вопросов и замечаний не имеете. Все расходятся, занавес. Казалось бы все просто.
Как (гораздо чаще) происходит на практике:
Вы (как руководитель) идете по коридору своей компании. К вам на встречу подбегает взмыленный сотрудник коммерческого отдела со словами: «Шеф, я не знаю, что делать! Не могу ….» Дальше идет короткое или длинное объяснение причин «не выполнимости» вашего поручения или возникшая проблема. Плюс, почему он по «объективным» причинам не может с «этим» справиться.
Знаете, какой ответ вы даете в 70% случаев?
«Хорошо, я подумаю и тебе сообщу свое решение». Возможны варианты, но суть сводится к этому. Итог: вы (как руководитель) забрали его «обезьяну» к себе на плечо. Он полетел свободный и окрыленный в свой кабинет. А вы (по дороге) пополнили свой (и без того огромный) «обезьянник». Давайте рассмотрим
Типичные ошибки при работе с «обезьянами»:
- «Обезьяны» рождаются больными. Задача не понята сотрудником, поставлена вами не корректно, брошена между делом (и не воспринята как поручение).
- «Обезьяны» теряются и умирают на полпути. Спустя 2-3 дня задача забыта вами или сотрудником.
- «Обезьяны» трансформируются. Через несколько дней после постановки один из участников процесса «исказил» формулировку задачи. Вспомнился фильм «Игры разума». Если поручение не записывается, это очень распространенный случай.
- «Обезьяны» переадресовываются руководителю. Пример приведен выше.
- Порождается бесконтрольное полчище «обезьян», которыми невозможно управлять. Это вариант, когда вы ставите не выполнимое (физически) количество задач.
Алгоритм «обезьяний зоопарк» (как лекарство):
1. Описание. Любая задача (проблема) должна быть описана и содержать в описании следующий ход (что надо сделать). Пока вы не договорились с сотрудником о следующем ходе, вы не расходитесь!
2. Хозяин «обезьяны». Каждой задаче (проблеме) назначается один хозяин. Он от начала и до конца отвечает за жизнеспособность «обезьяны» и ее успешное доведение до финала. При этом надо спускать «обезьян» на самый нижний уровень организации.
3. Страховка. Когда вы раздаете (делегируете) «обезьян» сотрудникам растет вероятность того, что «они» умрут раньше времени. Технология страховки проста. Сотрудник проговаривает вам, как будет выполнять задачу (решать проблему), вы поправляете (при необходимости), согласовываете и даете отмашку. Рекомендую согласованные шаги также описать в теле задачи.
4. Контроль. По любой «обезьяне» вы должны установить 3 пункта контроля. Место (где), способ (как проконтролируете), дата и время (когда).
Подробности и комментарии см. в моем видеоролике по ссылке:
