Как распределить свое время между десятками задач, дел и проектов на 2016 год
13 июля 2016
Оливье съедено, шампанское выпито, утка уже не радует…
Праздники позади. И самое время переключаться на рабочий лад. Это для тех, кто переводил внутренний тумблер в режим «зимних каникул». К барьеру. Пардон, предлагаю взяться за дело, друзья…
Мне кажется с количеством задач на 2016 год трудностей у нашего брата (предпринимателя, руководителя) не так уж и много…
Цели нарезаны, задачи запланированы, времени не хватает.
Да и не очень понятно, за что браться в первую очередь. В декабрьской рассылке поднималась тема про 3 типа проектов, и я обещал рассказать, как распределять между ними (проектами) ваше время. Готовы? Тогда за дело, вот только акцент мы сделаем на распределение времени между проектами и всем остальным в вашей жизни. Нам понадобится чистый листок бумаги, ручка и калькулятор. Альтернативный набор: ноутбук и приложение MS Excel.
Предупреждаю, работа ниже не для слабонервных. Жестко, методично, по жизненным планам и направлениями. Возьмем в руки нож и …
Займемся нарезкой ваших человеко-часов под салат «лайф-менеджмент 2016»:
1. У вас есть 366 дней в этом году, если календарь не обманывает. Это в часах 8 784. Не так уж и много, хочу заметить. Но и не мало… Год — промежуток большой. И поэтому дальнейшие размышления я предлагаю перенести в горизонт планирования «месяц». У вас в активе 732 часа в месяц. Казалось бы…
2. Сколько вы планируете проспать? Проще, сколько вам нужно, чтобы нормально восстановиться. Принимайте первое ответственное решение. Планирую спать по …. часов в день. Если убрать сон (для примера возьмем 8 часов), ваш активный бюджет времени составит 492 часа.
3. Дальше предлагаю разобраться с направлением «здоровье». Тут уж, у кого что «накопилось и осталось»… Как говорил один из офицеров в нашем военном институте: «До 30 вы издеваетесь над организмом, а после 30 он над вами». В любом случае минимальную профилактику заложить нужно. У меня это 1 час в день, с конкретной программой на каждый день. Соответственно в моем расписании получается 492 (бюджет за вычетом сна) – 30 (на здоровье) = 462 часа в остатке.
4. Пришло время забронировать время под «хобби». Для меня хобби – это способ восстановить «энергию» (подзарядиться). В моем случае (для расчета-примера) хобби совмещается со здоровьем и выливается в баню по вторникам, плюс волейбол с друзьями по субботам. Итого по 6 часов в неделю, 27 часов в месяц (взял 4,5 недели). Остается 462 – 27 = 435 часов. У вас свои расчеты.
5. Теперь отбросим чистую «не рабочую текучку». Покушать (завтрак, обед, ужин), умыться, туалет, душ, дорога… У среднего руководителя смело на это можно зарезервировать 3 часа в день (и более). Или 3 х 30 = 90 часов в месяц. Остаток активного бюджета: 435 – 90 = 345 часов.
6. Отминусуем время на «семью» и «дружбу». Пока жены и мужья не видят… Я под это бюджетирую 65 часов в месяц (в среднем 2,5 в день). Возмущенным супругам «идея на подумать»: дело не в количестве, а в качестве совместного времяприровождения. Хотите больше, подключайтесь к «хобби», «здоровью». Наш остаток активного бюджета «подтаял» и составил: 340 – 65 = 275 часов.
7. Переходим в рабочую плоскость. Пора отбросить «рабочую текучку». У руководителя (директора) это планерки, совещания, переговоры, планирование, рутина контроля. Здесь цифры многих могут расстроить и даже «сожрать» весь оставшийся бюджет времени. Для оптимистов можно смело брать от 35 до 70% рабочего дня. Если возьмем 50% от 8 часов при среднем количестве рабочих дней 247 за 2016 год. Получаем 4 х 21 = 84 часа. Итого, в остатке имеем 275 – 84 = 191 час.
8. И это еще не все, для того, чтобы раскидать оставшееся время для ваших проектов. Я бы заложил «резерв». Вы можете заболеть, поболтать, да и работать от подъема до отбоя (от заката до рассвета) с мгновенным переключением мало кто из нас умеет. Смело берем 15-25% от общего бюджета (пункт 2). В тайм-менеджменте это называется «поглотители». Цифры получены в результатах анализа доброй сотни хронометражей руководителей за последние 5 лет. В нашем примере это 20% от 492 часов. Получилось: 191 – 98 = 93 часа.
9. Дальше осталось расбросать оставшиеся 93 часа по вашим проектам (личным, внутренним и внешним). Тут уж давать советов универсальных не стану, а лишь посоветую развиваться сбалансированно. Трудности с деньгами, отдайте 50% времени проектам, которые сформируют стабильный доход. В компании бардак, разброд и шатание – более 1/3 активного бюджета времени бросьте на внутренний проект «сделать компанию-систему».
10. Разложите времяблоки по п. 1-9 в своем календаре-расписании. При этом я бы делал «нарезку» в пределах окна около 1 часа. Так удобнее (психологически) превращать планы в реальность (действие).
После выполения п. 10 у вас должны появиться «кирпичики» в расписании: спортивный времяблок (здоровье), проект 1 (внешний или внутренний), планерка (рабочая текучка), обед (личная текучка), баня (хобби), разговорный английский (личный проект) и т.п. Дальше остается только наладить дисциплину.
А чтобы все это собрать в одну систему и не забыть, я приложил для вас таблицу, которой начал пользоваться в прошом году. В ней еще и анализ финансовой отдачи от проектов. Думаю, пригодится, пользуйтесь на здоровье.
Бюджетируйте время и инвестируйте в лучшие проекты!
Практикум
1. Распланируйте свое время по времяблокам на 2016 год, зарезервировав окна для важных проектов.
2. Подумайте, как будете обспечивать дисцилину.
3. На случай, если вы думаете, что ведете очень сложные проекты рекомендую посмотреть новый фильм «Шеф Адам Джонс». Очень занимательное кино для людей из бизнеса (и не только). Ресторан = поток проектов, где сроки могут измеряться минутами. А на кону каждый раз репутация и престиж заведения. Процессный и проектный менеджмент во всей красе, рекомендую.
