ПОЛУЧИТЕ БЕСПЛАТНОЕ РУКОВОДСТВО "КУЛЬТУРА И..."

Посмотрите или вспомните (если находитесь вне офиса) свой рабочий стол…

Сколько места на нем занимают бумаги?

В % от общего объема. Второй диагностический вопрос: «Как быстро вы сможете найти любой из документов, если я назову любой из них?». Мне кажется, хорошим результатом будет 20-30 секунд. Вы можете смело возразить на тему того, что у вас активно используется электронный документооборот (ЭДО).

Только давайте на чистоту про ЭДО…

Он не отменяет бумажных документов: договоров, счетов, актов, деловой переписки и т.п. В доброй половине компаний с внедрением электронного документооборота, забот и «головняка» только прибавляется. Перевожу, внедряется и используется криво. Возможно, вы счастливчик… И в вашей компании ЭДО работает слаженно и эффективно. А мы переходим к главному вопросу письма:

Как наладить порядок в бумагах?

Общий алгоритм я бы обрисовал примерно так:

1. Выделить времяблок для работы с бумагой
2. Организовать «бумажный конвейер»
3. Создать и промаркировать лоток для бумаг
4. Вырастить номенклатуру дел (структуру папок)
5. Набросать и утвердить правила документооборота
6. Выработать стандартные резолюции и визы
7. Подключить и обучить помощника (опционально)
8. Наладить дисциплину и порядок в части бумаг

Теперь по порядку о каждом шаге:

1. Времяблок для работы с бумагой. Выделите окно от 20 до 60 минут. Длительность зависит от объема документооборота вашей компании, который проходит «через вас». Я бы искал окно возле обеда. В остальное время нужно ЗАПРЕТИТЬ себе работу с документами.

2. Бумажный конвейер. Сделайте так, чтобы к началу выделенного окна все документы стекались в нужное место (к вам само собой). В этом может помочь ваш секретарь или правильно-организованный лоток для бумаг (см. ниже).

3. Лоток для бумаг. В нем должно быть 4 основных раздела: «Входящие», «Исходящие», «Ежедневный контроль» и «Еженедельный контроль». Все входящие документы (по отношению к вам) попадают в раздел «Входящие». И даже в ваше отсутствие другой сотрудник может положить туда документ, требующий вашей визы. После обработки и согласования вы перемещаете бумаги в раздел «Исходящие». А если бумага требует регулярных действий, дополнительной информации и т.п. вы отправляете ее в лотки «Ежедневный контроль» или «Еженедельный контроль». Подсказка: размер раздела лотка регулирует вашу дисциплину, переполнение запрещено!

4. Номенклатура дел. Вам нужно решить какие папки для дальнейшего хранения и анализа вам понадобятся в работе. Назвать каждую папку и определить состав документов, которые будут в нее перемещаться. Например, дело (папка) «Финансы» Исполнительного директора одной из моих компаний содержит: бюджеты, платежные календари, план финансовых потоков на год, расчеты заработной платы по итогам месяца, утвержденную структуру и финансовую модель компании.

5. Правила документооборота. Нужно спроектировать «маршруты» движения документов и временные лаги (задержки) для переходов. Например: договор готовится менеджером по продажам (1 час), попадает в лоток «Входящие» Исполнительного директора, проверяется и визируется в течение 1 дня директором. Откуда перемещается в лоток «Исходящие» директора, забирается офис-менеджером (ОМ), ставится печать (ОМ) и передается менеджеру по продажам (в этот же день). После подписи клиентом (до 5 дней) менеджер по продажам передает оригинал договора офис-менеджеру, который подшивает его в дело «Договора с клиентами» в день получения. Через год договор попадает в архив, через 5 лет утилизируется.

6. Стандартные резолюции и визы. Надо приучить компанию к вашим решениям. На каждой бумаге, требующей вашего решения, вы должны ставить резолюцию. Например: рассмотреть коммерческому директору, предоставить варианты решения вопроса до 30.03.18. Подпись и дата. Подсказка: в идеале каждая резолюция на документе должна превращаться в задачу, которая попадает в систему контроля и постановки поручений.

7. Подключение помощника. Если вам в бумажном документообороте помогает секретарь, надо подробно описать его функционал. К какому времени приносятся документы для визирования, как и кому передаются визированные (вами) документы, как и когда документы подшиваются в номенклатуру дел, предварительная фильтрация и сортировка документов для передачи вам. И еще 5-10 важных шагов.

8. Включить дисциплину. А вот здесь начинается самое интересное. Надо, чтобы каждая бумага двигалась по одному из маршрутов. Входящий лоток – исходящий лоток (документ с резолюцией) – исполнитель по документу – номенклатура дел (папка) – архив. Второй вариант: входящий лоток – ваши действия – номенклатура дел – архив. Здесь вас ждет 75% сложностей и подводных камней.

Наладьте порядок в бумагах по следующему алгоритму (подробности выше):

• Выделить времяблок для работы с бумагой
• Организовать «бумажный конвейер»
• Создать и промаркировать лоток для бумаг
• Вырастить номенклатуру дел (структуру папок)
• Набросать и утвердить правила документооборота
• Выработать стандартные резолюции и визы
• Подключить и обучить помощника (опционально)
• Наладить дисциплину и порядок в части бумаг

Если делать в день по 1 шагу, это будет занимать от 20 до 40 минут на каждый пункт.