ПОЛУЧИТЕ БЕСПЛАТНОЕ РУКОВОДСТВО "КУЛЬТУРА И..."

На прошлой неделе мы обсудили, что и как стоит делать по части бизнес-процессов в культуре выживания. См. статью, если пропустили. Сегодня пойдем дальше, в России много компаний с доминирующей культурой принадлежности. Это когда:

• Главная ценность – быть вместе, «мы – одна семья», отказ от личных интересов
• Цель системы управления становится «вовлечь всех в работу»
• Тип менеджмента скорее ситуативно-хаотичный, «семейный»

И на этом этапе, как мне кажется, пришло время договориться… Что мы будем в компании называть бизнес-процессом? Дальше моя версия:

Бизнес-процесс — совокупность взаимосвязанных работ (действий), направленных на создание определённого ценного продукта (ценности) для внутреннего или внешнего клиента.

В этом определении есть важные моменты:

1. Бизнес-процесс создает ценность. Или это «имитация кипучей деятельности», «просиживание попочасов», что-то еще в этом роде
2. У бизнес-процесса есть ВСЕГДА внутренний или (и) внешний клиент. В культуре принадлежности многие это почему-то видеть, замечать, обнаруживать не хотят)
3. Есть какая-то совокупность взаимосвязанных работ… Которую не стоит прерывать, чтобы она на выходе создавала ту самую ценность, для тех самых внутренних или внешних клиентов

Возьмем бизнес-процесс «подготовка и согласование бюджета доходов и расходов (БДР) на месяц». У вас есть такой или обходитесь калькулятором и головой?

1. Какая ценность? По мне – понятные, согласованные статьи, лимиты доходов и расходов, позволяющие компании работать в зоне плановой эффективности. Которую можно померить через маржинальную, валовую, чистую рентабельность, например.
2. Кто внутренние клиенты этого процесса? Скорее всего, Исполнительный директор, Финансисты, Руководители центров прибыли и затрат.
3. Совокупность взаимосвязанных работ по части БДР будет у каждой компании своя. Но точно стоит определить: в какой форме ВСЕХ внутренних клиентов устроит «БДР», когда начинаем согласовывать, когда хотим получить согласованную форму. Я видел компании, которые на 25 число месяца перед планируемым имеют согласованный плановый БДР для следующего месяца, а на 2-ое число уже собранный исполнительный бюджет расходов по итогам месяца. Также знаю компании, где плановый БДР так и не возникает, а спустя 27 дней после завершения месяца никто не может сказать, какая у нас чистая прибыль, рентабельность, другие важные финансовые показатели. Т.е. исполнительный бюджет собирается больше 27 дней. И как ни странно, в последней компании очень много «культуры принадлежности») А у вас как?

Что еще полезно начать делать с бизнес-процессами в «культуре принадлежности» на ваш взгляд?

• Понять, что компания уже не просто «черный ящик», как этого хватало в культуре выживания. Пора УЖЕ «разделить аккуратно территорию» и выделить от 5 до 8 групп бизнес-процессов. Или же «темная сторона» культуры принадлежности превратит все в хаос, анархию и бардак. Возьмем мебельную компанию, наш прошлый пример. Какие у нее будут группы бизнес-процессов? №1 — Маркетинг и реклама, №2 – Продажи и дизайн-проект, №3 — Производство… Дальше сами можете продолжить или потренироваться со своим бизнесом.

• Закрепить компетентных ответственных на каждую выделенную группу бизнес-процессов. Кто будет отвечать за «Маркетинг и продажи», если у нас нет маркетолога? Да, Собственник) Именно «Ответственный» будет отвечать, чтобы на выходе бизнес-процесса создавался ценный продукт, которые устраивает внутреннего или внешнего клиента. А если нет = не получается, брать свою «группу бизнес-процессов» и улучшать до посинения. Простите, до оптимального состояния. Кайдзен вам в помощь!

• Уточнить по каждой группе бизнес-процессов: основные «Входы бизнес-процесса» и «Выходы», это программа-минимум. А еще бы не помешало увидеть и разобраться: какое нужно «Управление» и что за «Ресурсы» будут нужны. Возьмем группу бизнес-процессов «Маркетинг» для компании, которая занимается мебелью. Что должно быть на «Выходе» этой группы бизнес-процессов? Какие у вас варианты? Именно с этого мы начинаем в наших проектах. Возможно: Целевые лиды в пределах выделенного бюджета, Отчет об эффективности всех маркетинговых активностей, Аналитика и актуальная маркетинговая стратегия для отдела продаж. Что для этого нужно поставить «на вход» группы бизнес-процессов «Маркетинг»? Денежные средства для рекламы, Информация о внешней среде и рынке, Заявки от внутренних клиентов. Какие нужны будут «Ресурсы» нашей группе бизнес-процессов? Доступные и оплаченные рекламные площадки, Работоспособные ИТ-решения (CRM и т.п.), Компетентные, вовлечённые и эффективные сотрудники. Какое «Управление» пригодится нам для нормальной работы группы бизнес-процессов «Маркетинг»? Хорошо бы иметь: Маркетинговый бюджет, Понятную стратегию компании, Потребности производства и Отдела продаж. А откуда группа бизнес-процессов «Маркетинг» возьмет в качестве ресурса «Компетентных, вовлечённых и эффективных сотрудников»? Да, ей их «даст» со своего выхода группа бизнес-процессов «HR». Вот так и простраиваются связи, прорисовывается «карта финансовых, клиентских, материальных и информационных потоков»)

• Начать замечать и считать ключевые метрики (2-3) для обратной связи и понимания «хорошо или не очень работает группа бизнес-процессов». Что бы вы выбрали для мониторинга под группу бизнес-процессов «Маркетинг» выше? Я бы взял для обратной связи: количество лидов, конверсию «продажа/лид», стоимость 1 лида за месяц. Первая и вторая метрика будет интересна отделу продаж, а последняя – финансистам, руководству. Через это можно сверяться с ожиданиями внутренних и (или) внешних клиентов. Обратили внимание? Начинаем общаться с опорой на данные, точнее продолжаем)

• Адаптироваться с учетом 2-3 ключевых целей компании. Напомню, что этому компания учится и ДАЛЬШЕ НЕ ЗАБЫВАЕТ в культуре выживания. А вот метрики будут нам показывать: рабочие гипотезы или нет, хорошо работает группа бизнес-процессов или ее пора оптимизировать, пересматривать…

Кстати, в конце марта будет мой бесплатный микротренинг Стратегия 2023: как перевести стратегию «с бумаги» в реализацию в этом хрупком, тревожном, непостижимом BANI-мире, где вы можете разобраться с особенностями управления целями (стратегией) в разных культурах. Заодно решить, что лучше подойдет вам. Регистрация уже открыта: https://om.changerun.ru

А я предлагаю пройтись по контрольным точкам и подрезюмировать важные пункты:

1. Что вы в компании называете бизнес-процессом?
2. Какие 5-8 групп бизнес-процессов есть в вашей компании?
3. Кто отвечает за каждую из этих групп бизнес-процессов?
4. Уточните по каждому из групп бизнес-процессов: входы, выходы, управление, ресурсы.
5. Какие ключевые метрики (2-3) помогают вам понять «работает хорошо или не очень» данная группа бизнес-процессов?

На следующей неделе нырнем в особенности работы с бизнес-процессами в «культуре силы», до связи!