ПОЛУЧИТЕ БЕСПЛАТНОЕ РУКОВОДСТВО "КУЛЬТУРА И..."

Чем может быть занят ваш сотрудник?

Напишите ваш вариант классификации занятости, прежде чем начнете читать дальше. А в моей версии все достаточно просто:

Делом или фигней

Критерии «дела» очень просты. Дело – это занятость в одном из трех направлений:

• Нужный для компании фрагмент бизнес-процесса. Например, принять обращение клиента (звонок, e-mail, заявка через сайт).
• Продвижение вперед нужного для компании или клиента компании проекта (прогресс по нему). Подготовка технического задания для нового сайта, выполнение работ в рамках проекта будет относиться к этому блоку.
• Создание ценности для клиента. Например, угостить чашечкой кофе уставшего клиента. Пусть даже это и не написано в каком-либо бизнес-процессе (должностной инструкции) и не обсуждалось на собеседовании.

У дела чаще всегда есть осязаемый «сухой остаток» (результат). Довольный клиент, полученная прибыль, выявленные потребности потенциального клиента, подготовленный счет и т.п. Все остальное «фигня». Вопрос для самоконтроля:

Какие «сухие остатки» были у Вас вчера? А у ваших сотрудников?

Тренируйтесь видеть результаты, а не только загруженность и наработанные «моточасы». Как у себя, так и у своих коллег. А я приведу фрагмент одного дня (взято из архивов истории) в разрезе сухого остатка:

1. Сделал зарплатную схему для инженера под новый проект.
2. Провел обучение, снял вопросы и прояснил бизнес-модель нового проекта 3-м сотрудникам.
3. Провел первую сессию с клиентом, набросали задачи на неделю, разобрали систему сбалансированных показателей и наметили направления работы.
4. Позанимался с младшим сыном, начали читать слова из шести букв. Прочитал около 20 слов.
5. Договорился на встречу с клиентом в понедельник на 13.00. Предварительно созвонимся.

Это если сильно не напрягаться. А сколько пунктов получилось у Вас? Для ясности картины я подчеркнул основные «сухие остатки». А вам предложил бы подключить правило:

Прежде чем нагружать сотрудников, проясните для себя и сотрудника «сухой остаток»

Этой деятельности, загруженности, занятости. Что будет на выходе? Теперь можно двигаться дальше по теме письма. И я бы выдвинул следующий тезис:

Любая компания = процессы + проекты (и подчинённые им задачи)

Процессы повторяются с определенной частотой, практически в неизменном виде. Вариация присутствует, но она не значительная. Подготовить коммерческое предложение, исходящее письмо, проконтролировать результаты за день.

Проекты создают что-то уникальное (на выходе) и имеют всегда ограничение по времени. Отремонтировать квартиру, сделать новый сайт, запустить партнерскую программу. Тогда деятельность сотрудника (из разряда «дела») можно отнести к процессам или проектам. А задачи сотрудника разделить на процессные и проектные.

Полезная активность (дело, а не фигня) = выполнение процессной или проектной задачи)

Вот теперь мы готовы к рассмотрению

Классификации задач сотрудника и механики работы с ними

1. Регулярные задачи в рамках вспомогательных бизнес-процессов (в них мы «не касаемся» клиентов). У них есть цикличность. Например, РОПу надо подготовить и согласовать «План продаж», а Главному бухгалтеру «Бюджет» до 28 числа каждого месяца. Как с ними лучше работать, чтобы не забыть (сотруднику сделать, а Вам проконтролировать)? Пусть их «ставит по расписанию» и (или) событиям настроенная ERP-система (разделы «Календарь» и «Задачи» Вам в помощь). В качестве «мини-версии» подойдет аналог «Битрикс24» или «Мегаплан». Идеально, чтобы «стоп-событие» в одном процессе (задаче) запускало другое «страт-событие» в другом процессе (задаче).
2. Процессные задачи коммерческих (и не только) сотрудников, связанные с основными бизнес-процессами (там, где мы «касаемся» клиента). Это вся активность по воронке продаж вашей компании, включая выполнение обязательств. Сделать звонок, пригласить на встречу, подготовить коммерческое предложение, ответить на заявку (обращение) клиента и т.п. Вы, наверное, знаете, как любят «терять» такие задачи наши доблестные коллеги из отдела продаж. Как с ними работать в текущих реалиях? Пусть их ставит по расписанию и (или) событиям настроенная CRM. Упал лид с сайта – задача «Связаться, классифицировать лида, заполнить карточку, наметить следующий шаг». И так до победного подписанного контракта.
3. Проектные задачи под внутренние проекты (нужные компании). Это могут быть стратегические цели компании, проекты реконструкции (чего-либо) и реорганизации. Ставятся они в системе контроля и постановки поручений (СК и ПП) – это часть любой современной CRM или ERP. Ставит их Руководитель проекта еженедельно (у внутреннего проекта тоже такого не мешало бы завести). Контроль по фильтрам (представлениям) в той же СК и ПП, скорее еженедельный. Для примера: подготовить техническое задание для новой целевой страницы сайта (с целью последующего выбора подрядчика). Идеальный вариант в этом направлении: сделать карту целей компании на год – распределить каждую (цель) по ответственным — каждую цель «затащить» как проект в СК и ПП – под этой целью ставить задачи на неделю (тем, кто отвечает) – отслеживать прогресс, системно развивая компанию!
4. Проектные задачи по внешним проектам (нужные вашему клиенту). Тут уже все зависит от специфики компании. Если вы строительная фирма, то закупка материалов для проекта будет относиться к этому блоку. Иерархия для порядка в голове: клиент – сделка (и) – проект (ы) – задачи в рамках проекта. Механика работы с такими задачами через СК и ПП. При этом в системе контроля и постановки поручений должен быть функционал проектного менеджмента. Ставит такие задачи все тот же Руководитель проекта. Контроль еженедельный, по фильтрам и в рамках проектных планерок.
5. Задачи, связанные с отклонениями. Сбоями, косяками, рекламациями, внутренним и внешним браком. Бывает же? Почему это не отнести к одному из видов задач, представленных выше. Да потому что эти задачи бывают проектными. Если «сбой» не типовой, вы с таким раньше не сталкивались. Равно и наоборот, 85% брака «встроено» в процесс. Мы для этих «творческих моментов» разрабатываем «Протокол анализа отклонения» по спецформе, назначаем ответственных, включаем задачи в СК и ПП. Разрабатываем корректирующие («заткнуть дыру») и предупреждающие действия («стать лучше»: это уже из системы менеджмента качества).

Это для вас очень сложно?

Тогда у меня житейский совет… Прекращайте заниматься бизнесом или руководством, идите «в сотрудники». Это простая управленческая «арифметика». С ней нужно научиться работать. И ставится все вышеперечисленное (по моему опыту) за 2-3 месяца. А буксует в 90% случаев на уровне руководителей, а не сотрудников. Ну а если нет времени или сами не справитесь, зовите на помощь:

• Продадим идею коллективу и заручимся поддержкой ключевых сотрудников;
• Создадим и внедрим сильные внутренние стандарты вместе с вашей командой;
• Наладим систему контроля и постановки поручений (СК и ПП) + CRM, ERP на базе решений «Битрикс24», «АМО» или «1С»;
• Поправим работу с отклонениями;
• Сделав довольными клиента, собственников и вашу команду.

А заявки (есть свободное окно на апрель) принимаются на shemyakin@changerun.ru.

Продуктивной недели, коллега. И почаще себе задавайте вопрос:

А Вы делом сейчас занимаетесь или фигней? 🙂

***

Ближайший бизнес-завтрак в Москве: https://om.changerun.ru

Наводим порядок в бизнесе за 90 дней: changerun.ru

***