ПОЛУЧИТЕ БЕСПЛАТНОЕ РУКОВОДСТВО "КУЛЬТУРА И..."

Мне кажется (по наблюдениям), что многие компании путаются, где начинаются и завершаются у них и сотрудников 4 важных сущности: цели, проекты, процессы и задачи. Что приносит последним (компаниям) большие неудобства и разочарования… Давайте попробуем сегодня немного разобраться с этим безобразием, идя от простого к сложному. Как было бы правильно:

Возникают (подкидывает жизнь или формирует проактивно команда) цели, под них запускаются (создаются) проекты, меняются или оптимизируются процессы, дальше создается черед проектных и процессных задач и что-то делается

Так ведь примерно? Все, можем расходиться. Только предупреждаю, дьявол в деталях… Пример. К чему вы отнесете (к цели, проекту, процессу или задаче) пример ниже:

Выйти с продуктом Х на рынок Украины

Что «это»? По мне, скорее цель или проект. Точно не процесс, однозначно не задача (не проектная и не процессная). А увидел я подобное «творение» в системе трекинга задач (не проектов, не целей, а ЗАДАЧ) одной компании. И стоит отметить, что никак эта «задача» (которая никакая и не задача вовсе) не шла, потому что работать надо с ней совсем не как с задачей. Еще не запутал? Тогда чтобы разобраться, договоримся о терминах (почти все с небольшими правками из Википедии) для дальнейших обсуждений:

• Целью будем называть осознанный образ предвосхищаемого (желаемого) результата на перспективу от 3 до 12 месяцев. «Дальше» можно сильно нафантазировать, а «ближе» уже как-то не совсем про цель. Пример для меня на текущий момент «Сделать, упаковать и запустить с новым партнером сервис «Финдир на прокат» (или «Финансовые дашборды», пока думаем с названием) и выйти на оборот по нему от … руб/месяц с личными трудозатратами до … час/месяц до 30.06.22». Вы можете со своим примером потренироваться, кстати…

• Проект — временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата. Длительность у которого может быть от 0,5 до 12 месяцев. Временные рамки очерчиваю не зря, так удобнее дальше будет работать. Для меня под цель выше: запускаю проект «Сделать MVP продукта «Финдир на прокат» и попробовать на первых 2-ух клиентах до 30.10.21». MVP – здесь минимально-жизнеспособный продукт. В общем, идею вы уже словили, любая цель трансформируется в проект по длительности равный или меньше (мой пример) «цели-родителю».

• Процессом предлагаю называть устойчивую совокупность взаимосвязанных действий для получения заранее определённых результатов (ценных продуктов). Какой жизненный цикл ЛЮБОГО бизнес-процесса сегодня (с создания, обновления до оптимизации, изменения)? Люди умные говорят, что от 2 до 6+ месяцев, и я скорее с ними согласен. В моем примере (продолжаю ход размышлений), мне и партнеру понадобится процесс «Коммуникаций и взаимодействий в рамках совместных проектов на стадии MVP». Согласны? Можно конечно и без этого, но с учетом того, что каждый из нас где-то и что-то УЖЕ делает (другие бизнес-процессы), лучше договориться «на берегу».

• Задача – это действия, направленные на содействие достижению результатов какого-либо процесса или проекта (см. выше) длительностью от … до … минут. Тут я осознанно цифры пропустил, вы за какой вариант лимита (диапазона, точнее)? Лично я «за» от 15 до 60 минут, не навязываю. Все связано с работой нашего мозга. Меньше 15 минут сложно сконцентрироваться, более 60 минут уже трудно поддерживать эту самую концентрацию (становится скучно нашему же привередливому мозгу). Еще точнее, я бы сказал так

Задача (в бизнес контексте) – это деятельность в рамках проекта или процесса, имеющая «сухой остаток» на выходе, в которой выделены порции (шаги) или сама она (деятельность) требует трудозатрат от 15 до 60 минут. При этом общая календарная длительность этой деятельности (всей задачи) составляет до 1 недели (5 рабочих дней). Для примера выше я могу запланировать задачу «Провести встречу 23.09.21 в 14.00 и обсудить, как будем взаимодействовать на 1-ые 2 месяца, что входит в MVP-продукт, какую ценность будем продавать». Все вроде бы понятно, и что я на пустом месте болтовню развожу… Могут сейчас возмутиться читатели. Вы присоединитесь к возмущению?

Поясню, какие ошибки с этими 4-мя сущностями я вижу часто сплошь и рядом в очень приличных (и даже громких, больших) компаниях. Их всего 4 и, возможно, это не про вас:

1. Учим работать людей с задачами, не разобравшись с сущностями «выше» (цели, проекты, процессы) + взаимосвязями между ними (чтобы людям было понятно). Ведь любая задача в этой логике получается процессной (реализует процесс) или проектной (помогает создавать прогресс по проекту). Подсказка: задачи, связанные с проектами и задачами, лучше мотивируют, прозрачнее для всех, помогают НЕ увлечься «имитацией кипучей деятельности».
2. Каждая из 4-х сущностей живет в своей ИТ-среде, что сильно усложняет процесс понимания связей. У нас, кстати, все это «помещается» в Битрикс24. Может быть и другой выбор инструмента, главное, чтобы можно было легко и не сложно сделать связку. Падает лид (процесс «Продажи»), распаковывается задача (дело) «Связаться и обработать лида». Есть цель-проект на 6 месяцев, под нее возникают спринты (задачи под стратегию).
3. Используются не совместимые между собой подходы для управления этими 4-мя сущностями. Вы уже догадались, что ДЛЯ каждой сущности надо будет выбрать подход. Возьмем цели, как ими можно управлять? По MBO, BSC, OKR (см. Интернет) или «как получится». Перейдем к проектам, тут уже выбор богаче: Waterfall, Scrum, Kanban и дальше еще 5-7 вариантов. Также с задачами, процессами. И тут «далеко не все совместимо». Например, «древнее» MBO в целях совсем не будет дружить с «гибким» Scrum в проектах. От слова «совсем»… Это разные культуры и подходы. А в жизни я видел попытку такого скрещивания у клиента, вы сами догадались о результатах)
4. Пробуем целью управлять как проектом, проектом как процессом, задачами как проектом или еще того хуже — целью. Да, и такое бывает. Тут надо «провести четкую границу», решить, где и что мы используем, довести до команды, администрировать и сопровождать. Как-то так…

Если совсем запутал или захотелось все это быстро привести в порядок: зовите, придем и разложим по полочкам, научим, поможем, договоримся в команде, сформируем новую привычку. Заявки можно оставлять на shemyakin@changerun.ru. И пусть у вас всегда…

Возникают согласованные и амбициозные цели с опережением рынка. Под которые в рамках выбранной методологии запускаются (создаются) проекты. Попутно быстро и слаженно оптимизируются процессы… И каждый день бесперебойно и в срок закрываются процессные и проектные задачи!