ПОЛУЧИТЕ БЕСПЛАТНОЕ РУКОВОДСТВО "КУЛЬТУРА И..."

Сегодня сразу к делу, и начну с вопроса:

На сколько хорошо вы структурированы во времени и пространстве?

Уточню:

• Знаете свое расписание (календарь), можете спланировать (и не забыть) встречу (скажем, через 1,5 месяца)?
• Как хорошо понимаете (предел, оптимальная, недогруз) и регулируете свою загрузку в течении дня, недели, месяца, года?
• Соблюдаете то, о чем договорились с другими: встречи, подготовку и передачу нужной информации, выполнение взятых на себя обязательств (задач) в рамках договоренностей (с другими)?
• Как часто переносите свои встречи, опаздываете на последние?

Мне кажется, умение себя структурировать во времени и пространстве — важнейший skill любого уважающего себя (и других) человека.

И когда сегодня слышишь от клиента, партнера: «Я пока не знаю, что у меня будет завтра после обеда… Давай уточним утром (завтра)». Это как минимум вызывает настороженность и сопротивление (лично у меня).

Или другой вариант, договариваемся о встрече через неделю (две, три): «Предлагаю на следующей неделе в среду. На 14.00 удобно?». В ответ: «До среды все очень сильно может измениться, давайте созвонимся во вторник, уточним и решим». У вас так бывает? Мне кажется:

Если у вас нет планов на свою ближайшую (через 3-14 дней) жизнь, у жизни (а точнее других людей) всегда найдутся планы на вас😊

Можно как угодно относиться к электронным планировщикам, органайзерам, календарям в их самых различных интерпретациях. Любить, ненавидеть, отрицать, не понимать, считать, что они мешают процессу получения удовольствия, сжирают много времени (на их ведение) … Одно можно сказать точно:

С ними проще сегодня, чем без них. И это стало уровнем «гигиены» для многих, без вариантов!

Не верите? Проверьте на практике, поживите 20-30 дней с календарем (по предложенным правилам ниже) и потом такой же период без…

Правильное использование электронных календарей дает вам прекрасный инструмент для того, чтобы помочь себя структурировать во времени и пространстве. Не держать в голове тонны не нужной информации, при этом сохранять разумный контроль и все под рукой. Благо сегодня их (планировщиков) развелось под сотни, и бесплатных уже более 50%. Яндекс (как поисковик) в помощь.

Я «сижу» на электронных календарях и планировщиках с 2004 года и набил за это время достаточно шишек. А попутно вырастил определенную систему, которая лично мне помогает. То, что будет ниже, маленький фрагмент от нее, при этом вполне полезный и самостоятельный. Так как клиенты постоянно просят дать рекомендации в направлении «как успевать, не забывать, да еще и получать удовольствие…», решил подарить сегодня свои Топ-10 правил работы с электронными календарями. Готовы? Тогда поехали (можно что-то попробовать, выкинуть часть, адаптировать под себя скорее обязательно):

• Запланировал, наметил, договорился – СРАЗУ зафиксируй. Все просто, чтобы календарь как инструмент работал, надо тупо им пользоваться. Сидите, обсуждаете, договариваетесь о встрече на пятницу в 14.00. Стоп, пауза… Посмотрите, может у вас в пятницу УЖЕ есть другая встреча? Поэтому, отматываем назад… Смотрим окно, выбираем ближайшее, когда есть у всех участников свободное окно и бронируем. Сразу! Не «отходя от кассы». Потом вспомнить, сказать помощнице – работает хуже, значительно хуже…
• «Откройте» календари для всей команды (сотрудники, партнеры) и окружения (дети, жены, мужья, друзья). Пусть все календари будут «расшарены» = общедоступны, при этом личные встречи вы можете делать «недоступными» (для просмотра). Они (личное время, встречи) будут «заняты», при этом что там («Поход в интим-магазин», скажем) другим не видно. Отсюда правило-следствие: перед тем как дернуть коллегу, предложить встречу, посмотрите его расписание! Вы так делаете? Не надо по телефону договариваться о встрече, просто посмотрите окна (свободные) в календаре и предложите на свободное время. И придет вам завтра приглашение от сына: «Покататься с любимым сыном на горке». Так пусть хотя бы так вместо «папа всегда занят и точка…».
• Установите правила назначения и подтверждения встреч. Пример, появился у меня новый сотрудник в компании. Еще не вник в правила и наши процессы… Звонит на телефон, восторженно сообщает: «У нас офигенный лид, знает вас и хочет пообщаться лично. Предлагаю с ним назначить встречу через 2 часа в zoom. Как смотрите?». Ответ: «Могу через 2 дня, после обеда можно:) А пока общайся самостоятельно. И на будущее, просто посмотри в календарь, там видно свободные окна. Хорошо?» Не напрягайтесь, просто у нас правило, что встречи назначаются только в отведенные «окна» и как минимум ЗА 24 часа (или ранее). Вот такой вот ужас! Зато все работают (сегодня) вполне себе спокойно, и клиенты, когда «становятся» в очередь покупают лучше) Другая сторона медали, вы предложили встречу, а на нее никто не ответил. Ни сегодня, ни завтра, ни в день встречи через 5 дней после приглашения. Это уже «тайм-менеджерская культура» компании. У вас с последней все в порядке?
• Единая система цветовой кодировки (дел, занятости) для всей команды. Я категорически против «раскрашек» во все цвета радуги, когда у каждого своя «цветокодировка». Пусть беглый взгляд быстро помогает понять занятость свою или коллеги, посмотрев в календарь. Пример, я использую 4 ассоциативных (для меня) цвета. «Синий» – твердый и дисциплинированный цвет. Это под совещания, встречи, переговоры (подтвержденные). «Зеленый» – цвет свободы. Можно подвинуть, при этом показывает, что вы заняты, вы – единственный исполнитель, это ваши процессы или проекты. «Желтый» – солнечный цвет. Личное время: семья, друзья, спорт, обед, отдых и т.п. «Серый» – «сомнительный» цвет (лично для меня). Запланированная встреча, совещание, но еще не подтвержденная (жду ответа от участников). Серые окна утром (не подтвержденные) я превращаю в зеленые или синие. Не подтвердил, значит не повезло, удаляю) Вам такое подойдет?
• «Нарезка» любого дела в календаре от 20 минут до 1 часа. Не надо «бронировать» полдня под одно дело, полезнее поделить его на куски по возможности. Практика и исследования показывают, что непрерывная деятельность, которая нам наиболее эргономична это «блок» от 20 до 48 минут. Так пусть все ваши активности ложатся в этот диапазон. Не зря урок в школе продолжается 45 минут. А потом обязательно будет «перемена».
• Планируйте до 65% активного времени, будьте реалистичны. Хотите себя демотивировать? Напланируйте 30 дел на день, сделайте 27,5 и ложитесь спасть недовольным. Из 16 активных часов (без учета сна) реалистично планировать около 10. Не забывайте об этом, жизнь преподнесёт вам сюрпризы. Будьте к этому готовы в своем расписании, оставив буфер из 6 часов. Оптимально по 1-1,5 часа в каждой четверти дня. Задержались в пробке на 30 минут, не смертельно – резерв вас сбалансировал. Клиент не сразу начал встречу, собирал команду 10 минут — вы к этому готовы (отыграете на ближайшем буфере, и все довольны).
• Введите стандартные префиксы. Открываю календарь в CRM у сотрудников клиента, там подряд 4 строчки (и все): «Позвонить», «Позвонить», «Позвонить»… Надо лезть по каждому делу (Позвонить) в сделку, смотреть в историю событий, слушать звонки, вспоминать, о чем договорились (неделю назад). Может лучше потратить 10 секунд сразу после общения и написать для календаря: «К: МТС: Подтвердить встречу 28 мая у них в офисе». Где «К» — префикс, говорящий, что дело относится к клиенту. И теперь все «про клиентов» начинается с него. А «МТС» — собственно сам клиент. Как у вас дела с префиксами?
• «Зачистка» в конце (начале) дня: перенос «хвостов», закрытие сделанного, «в корзину» не актуальные дела. За календарем стоит «ухаживать». Как за грядкой в огороде: пропалывать, разреживать (вспомнил колхозное прошлое), поливать. Я бы просто предложил подчищать 1 раз в день, закрывая или перенося завершенные дела. Это, кстати, очень сильно мотивирует)
• Выращивайте «скелет» своего регулярного расписания. Мы (люди) по своей природе очень цикличны. Ночью спим, днем работаем и активно живем. Видите, что (событие) повторяется, тут же настройте для него режим повторения (периодичность, когда, напоминания). Планерки, фитнесс, встречи с ключевыми партнерами, семейные выходные. Забронируйте время, или его «не найдется» когда понадобится… Это особенно важно для личных дел, у меня «Баня» на годы вперед по средам расписана) А у вас?
• Чередуйте «твердое» и «мягкое», используйте буфер. Вам нужно сделать 4 встречи, каждая по 30 минут. Опасный ход «напилить» их друг за другом без просвета. Гораздо эффективнее: 2 встреч подряд, между ними буфер 30 или 60 минут (зависит от вашего мастерства управлять совещаниями). Тогда буфер можно использовать для переключения, важных дел. А если что-то затянулось, буфером отыграть. Плюс буфер будет зоной «мягкого» между двумя «жесткими» блоками. Так нам с вами физиологичнее, приятнее. Об этом тоже не стоит забывать.

Ну как, готовы что-то попробовать? Смелее, проведите эксперимент…

Приучайте себя, команду быть структурированным во времени и пространстве.

Обязательным больше доверяют, как говорят исследования!